Considere los flujos de información que tienen lugar en el sistema de información actual. La información, como señaló V.I. Knorring (1997) es uno de los problemas más difíciles, aún no del todo revelados e incluso misteriosos de la ciencia moderna. Esto se puede ver al menos desde la confusión de las definiciones mismas del concepto de información - la totalidad de la información, datos, conocimientos, o desde la filosofía - una violación de la monotonía. En cibernética, la información está estrechamente asociada con la entropía, uno de los conceptos básicos de la física clásica, es decir, con la capacidad de la energía para transformar. Viner N. escribe: “La cantidad de información en el sistema es una medida de la organización del sistema, de la misma manera, la entropía del sistema es una medida de la desorganización del sistema, uno es igual al otro, tomado con el signo opuesto” Zinoviev N.B. DOCUMENTACIÓN. Ayuda para enseñar. - M.: Profizdat, 2001. - 6 p. el desorden caótico cada vez mayor de las conexiones entre los elementos es característico de los sistemas cerrados aislados del entorno, y la información es la negación de la entropía.
Cada definición de información revela alguna propiedad de este concepto complejo y multivaluado: la información es comunicación y comunicación, en cuyo proceso se elimina la incertidumbre (Shannon), la información es la transferencia de diversidad (Ashby), la información es una medida de la complejidad de estructuras (Mole), la información es la probabilidad de elección (Yaglom), etc.
Profundizar más en la teoría de la información nos llevará a la densa jungla de las leyes de la termodinámica, a los famosos "demonios" de Maxwell e incluso a la inevitabilidad de la muerte térmica del Universo. En la teoría de control, se acepta la siguiente definición de información: un conjunto de información sobre los cambios que ocurren en el sistema y su entorno, que reduce el grado de incertidumbre de nuestro conocimiento sobre un objeto en particular, el intercambio de información (datos) entre personas, una persona y un autómata, un autómata y un autómata. SU se puede definir como un conjunto de circuitos de circulación y transformación de información, y tal interpretación del concepto se muestra en la Fig. 1.2. Estas definiciones son suficientes para estudiar problemas de control.
Arroz. 1.2.
La información, que conforma la tríada de las características más importantes del mundo que nos rodea, junto con la materia y la energía, tiene algunas de las siguientes características inherentes únicamente a ella:
1) es un concepto tan abstracto como los conceptos de las matemáticas, pero al mismo tiempo refleja las propiedades de un objeto material y no puede surgir de la nada;
2) tiene algunas propiedades de la materia, se puede obtener, almacenar (grabar, acumular), destruir (borrar), transferir. Sin embargo, cuando la información se transmite de un sistema a otro, la cantidad de información en el sistema transmisor permanece sin cambios, aunque en el sistema receptor suele aumentar;
3) en cualquier esfera del conocimiento, es el único tipo de recurso que, en el curso del desarrollo histórico de la humanidad, no solo no se agota, sino que gradualmente aumenta, mejora y, además, contribuye al uso eficiente de otros recursos y, a veces, crea otros nuevos.
El estado en constante cambio del mercado o el entorno externo requiere una respuesta inmediata de la administración, y si la información sobre estos cambios se retrasa o se procesa lentamente, las consecuencias para la empresa serán desastrosas (Fig. 1.3). Según los datos disponibles, a principios de la década de 1990, el 60% de los empleos en los Estados Unidos dependían del trabajo de los servicios de procesamiento de información y los costos de esta actividad ascendían a alrededor del 70% del producto nacional bruto. Sin embargo, la mayoría de estos costos se van: es rentable.
Distinga entre información externa, de entrada, primaria (inicial), que ocurre durante la producción, y secundaria como resultado del procesamiento de la información original. Los objetivos externos de la organización determinan la composición y estructura de los flujos de información que permiten la gestión de los objetivos externos. Los flujos de información externa son generados por el entorno externo a la organización, caracterizado por la complejidad espacial, la interdependencia y la interdependencia. Estos flujos de información son generados por dos subsistemas relativamente independientes del entorno externo: el entorno macro y el entorno inmediato. En la estructuración de las fuentes de información utilizaremos la clasificación del entorno externo e interno propuesta por O.S. Vikhansky y A. I. Naúmov (1996).
Arroz. 1.3.
En nuestra opinión, los flujos de información externa dentro del entorno macro son generados por las siguientes cinco fuentes:
El componente económico
componente legal (regulación del entorno empresarial y las reglas de las relaciones económicas con los sujetos de su regulación);
El componente político
el componente social;
componente tecnológico.
Los flujos de información externa dentro del entorno inmediato son generados por las siguientes cuatro fuentes: compradores, proveedores, competidores, mercado laboral. La estructura y los volúmenes de estos flujos de información deben estar equilibrados e interconectados:
· con una variedad (estructura y volúmenes) de información de control de retroalimentación debido a cambios en el entorno externo;
· con una variedad de subdivisiones de la estructura organizativa del sistema de gestión necesarias para procesar los flujos de información externos;
· con una variedad de unidades necesarias para procesar los flujos de información internos.
Las fuentes de los flujos de información internos son secciones del entorno interno de la organización y los recursos utilizados en la producción de bienes y servicios: personal, organizacional, producción, marketing, financiero. Es muy importante el corte organizacional, el cual genera información sobre el estado de las funciones gerenciales en la organización, dentro de las cuales se realiza la distribución de competencias. Las conexiones y relaciones que se dan en el ejercicio de las funciones, derechos y facultades gerenciales también generan flujos de información.
En general, la gestión de los objetivos externos de la organización sigue la siguiente cadena: recursos, objetos de regulación, recursos. Este proceso tiene limitaciones de recursos y de comportamiento, desde el punto de vista del entorno externo e interno de la organización.
Así, los flujos de información externos e internos asociados con el estado del entorno externo e interno de la organización forman los flujos de información básicos, que son la base para:
· desarrollo de información de control para la gestión por objetivos externos e internos como principal producto de la actividad del SU;
· adecuar y diseñar la estructura organizativa de la SU.
Los flujos de información según la definición de A.N. Rodionova (2000) tienen una arquitectura de tres capas (Fig. 1.4), que incluye datos (bases de datos o información contable y de producción y auxiliar), reglas de negocio (formal e informal, es decir, información directiva y reglamentaria y técnica), así como los documentos formados en la organización y gestión de las decisiones tomadas.
Arroz. 1.4. Arquitectura de flujo de información de tres capas
Métodos de investigación del flujo de información.
Los métodos para estudiar los flujos de información se utilizan en el estudio del subsistema de comportamiento de la información. Los principales objetivos del estudio de los flujos de información:
1) identificación de discrepancias en los volúmenes de diversidad de información generada en secciones internas, las posibilidades de su percepción y procesamiento en los niveles de la jerarquía gerencial;
2) establecer la capacidad del IPP para recibir y procesar flujos de información externa, percibir información externa para garantizar de manera efectiva los procesos de gestión;
3) identificación de inconsistencias entre la estructura de información basada en funciones, conexiones y relaciones, y la estructura organizacional.
Las principales tareas a resolver durante el estudio de los flujos de información:
1) estudio de la estructura y composición de los recursos de información;
2) disponibilidad y composición de los recursos de información en papel;
3) disponibilidad y composición de los recursos de información electrónicos;
4) disponibilidad y composición de hardware y software;
5) determinación de los procesos de formación y rutas de circulación de documentos;
6) análisis de flujos de información: entrantes y salientes;
7) presentación de los procesos de formación y rutas de circulación de documentos;
8) análisis de las necesidades de información;
9) determinación de las necesidades de información de la organización;
10) grupos de usuarios;
11) el lugar de la actividad de información en la estructura de responsabilidades laborales de cada empleado;
12) fundamentos y procesos para la toma de decisiones gerenciales (Modin, 1970).
Principales objetos de investigación:
1) mensajes documentados y no documentados (documentos, reglas comerciales, datos);
2) procesos para la formación y cálculo de indicadores y mensajes, normas y estándares para estos procesos;
3) rutas de movimiento de mensajes.
El programa para investigar los flujos de información en una organización debe incluir las siguientes secciones principales:
1) identificación de unidades que realizan las funciones de planificación y gestión de la producción y las actividades económicas de la organización: fuentes de flujos de información principales en el marco de las funciones de la organización (empresa);
2) definición de funciones, contenido de tareas, trabajos y procedimientos en el marco de las estructuras funcionales y organizativas de la MS - fuentes de flujos de información para otras funciones de la organización;
3) identificación de formas de documentación, técnicas para completarlas y procesarlas (propósito del documento, número de copias, nombre de los detalles e indicadores de documentos, quién completa los detalles, etc.);
4) elaboración de rutas para el movimiento de los flujos de información por departamentos, así como la información entrante y saliente;
5) estudio de las nomenclaturas de los recursos utilizados y sus códigos;
6) determinación del nivel alcanzado de mecanización del trabajo de planificación y gestión (Modin et al., 1970).
Se conocen los siguientes métodos para estudiar los flujos de información: inventario, grupos típicos y gráfico (Fig. 1.5).
Arroz. 1.5.
El método de inventario es el que consume más tiempo, ya que requiere capturar toda la variedad de mensajes (documentos, reglas comerciales y datos). Pero este método le permite obtener una imagen completa. El método de grupo típico le permite analizar un determinado tipo de mensaje.
Método gráfico Más detalles en el libro. AG Ignatieva y M.M. Maksimtsova (2001). se utiliza para visualizar el flujo de mensajes en una organización de la siguiente manera:
1) fuentes y destinatarios;
2) tipos de mensajes;
3) el momento de la formación de mensajes en la fuente y la recepción por parte del destinatario;
4) periodicidad;
5) volumen;
6) términos y participantes del control, etc.
En esencia, es una estructura de información o un modelo de organización. Le permite determinar desviaciones en el movimiento de información a lo largo de los contornos de su movimiento y transformación, la posibilidad de pérdida de información en el proceso de transmisión y movimiento de mensajes. Por lo tanto, debe tenerse en cuenta que un estudio completo de los flujos de información solo puede llevarse a cabo junto con un análisis funcional.
El cálculo de indicadores y la formación de mensajes, su fijación por fuentes y destinatarios, acumulación, actualización y almacenamiento deben realizarse de acuerdo con ciertas reglas.
Los datos iniciales para el refinamiento y desarrollo del modelo de información (parte documentada) se forman sobre la base del procesamiento manual o informático de cuestionarios sobre las características de los mensajes e indicadores (tablas de desarrollo, un conjunto de documentos o sus copias) y se presentan en la siguiente forma (Modin et al., 1970):
1) una lista de nombres de mensajes recibidos por la unidad;
2) una lista de nombres de mensajes desarrollados por esta unidad; una lista de todos los mensajes recibidos por esta unidad, indicando de dónde proviene cada uno de ellos;
3) una lista de los nombres de todos los mensajes que salen de esta subdivisión con una indicación de su dirección;
4) una lista de datos de referencia y disposiciones legislativas utilizadas en el trabajo de los departamentos;
5) el nombre de los indicadores contenidos en cada mensaje específico recibido por la unidad;
6) el nombre de los indicadores contenidos en cada mensaje específico desarrollado en esta unidad;
7) el nombre de los indicadores contenidos en cada mensaje específico que sale de esta unidad;
8) el nombre de las diversas unidades y organizaciones externas con las que interactúa esta unidad;
9) el nombre de los signos disponibles en este mensaje.
La SU existente en la organización encuentra su encarnación material en el flujo de trabajo y la estructura organizativa. El flujo de trabajo de la organización se refleja directamente en los modelos de información. Para completar la descripción de las SU existentes, es recomendable destacar los signos de la estructura organizativa en ellas. Para ello, se construye un modelo de unidad en el contexto de grupos de mensajes y un modelo de resumen en el contexto de unidades.
El modelo de información de una subdivisión caracteriza su estructura interna, las características de la actividad, así como las relaciones con otras subdivisiones.
Flujo de información
En la logística se distinguen los siguientes tipos de flujos de información:
1. dependiendo del tipo de sistemas conectados por el flujo - horizontal y vertical;
2. dependiendo del lugar de paso - externo e interno;
3. dependiendo de la dirección en relación con el sistema logístico - entrada y salida.
el flujo de información que avanza en la dirección opuesta contiene, por regla general, información sobre el pedido; avance del flujo de información en la dirección de avance: estos son mensajes preliminares sobre la próxima llegada de la carga; simultáneamente con el flujo de material hay información en la dirección de avance sobre los parámetros cuantitativos y cualitativos del flujo de material; siguiendo el flujo de material en la dirección opuesta, puede haber información sobre los resultados de la aceptación de mercancías en términos de cantidad o calidad, varias reclamaciones, confirmaciones.
indicadores: y etc.
Actualmente, en relación con el desarrollo del progreso científico y técnico, para facilitar el trabajo, es posible automatizar el sistema de gestión del flujo de información. Puede administrar el flujo de información de las siguientes maneras: cambiando la dirección del flujo; limitar la tasa de transmisión a la tasa de recepción correspondiente; limitar la cantidad de flujo a la capacidad de un solo nodo o sección de la ruta.
No existe una correspondencia uno a uno entre MP e IP; sincronismo en el tiempo de ocurrencia, dirección, etc. IP puede estar por delante del MT (negociación, celebración de contratos, etc.) o por detrás (información sobre la recepción de la mercancía entregada): avanzando flujo de información en venidero la dirección contiene, por regla general, información sobre el pedido; avanzando flujo de información en directo dirección: estos son mensajes preliminares sobre la próxima llegada de la carga; simultaneamente con el flujo de material viene la información en directo la dirección de los parámetros cuantitativos y cualitativos del MP; después detrás del flujo de material venidero dirección, información sobre los resultados de la aceptación de la carga en términos de cantidad o calidad, varios reclamos, se pueden pasar confirmaciones.
Es posible que haya varias IPs acompañando al MP.
Clasificación de los flujos de información
Es posible distinguir flujos de información elemental, clave y de apoyo que acompañan a las operaciones y funciones correspondientes.
Los flujos de información se dividen en:
internos y externos (respectivamente, circulando dentro del sistema logístico o entre el sistema logístico y el entorno externo);
horizontal, relacionado con el mismo nivel de la jerarquía del sistema logístico, y vertical, desde el nivel superior de gestión logística hasta el inferior;
entrada y salida - en relación con el sistema logístico (subsistema o enlace del sistema logístico).
Por tipo de soporte de información, los más comunes son los flujos en papel (documentos), y cuando se utilizan tecnologías informáticas de procesamiento de información, en medios magnéticos (cintas magnéticas, discos), en forma de videogramas electrónicos, etc.
Según el momento de aparición de la información, se distinguen flujos regulares (estacionarios), correspondientes a la transferencia de datos regulada en el tiempo, flujos periódicos (con una limitación estricta de tiempo y duración de la transmisión) y flujos operativos que brindan comunicación de suscriptor en modos interactivos e interactivos. en línea y fuera de línea.
Según la finalidad, directiva (de gestión), normativa y de referencia, información -para la contabilidad y análisis en la toma de decisiones- y auxiliar flujos de información.
En logística, se distinguen los siguientes tipos de flujos de información (Fig. 2.1.):
Arroz. 2.1. Tipos de flujos de información en logística
Según el tipo de sistemas conectados por el flujo: horizontal y vertical;
Según el lugar de paso: exterior e interior;
Según la dirección en relación con el sistema logístico: entrada y salida.
El procesamiento de la información que circula en los sistemas logísticos está en el centro del proceso de gestión del flujo de materiales. En este sentido, uno de los conceptos clave de la logística es el concepto de flujo de información.
Flujo de información- se trata de un conjunto de mensajes necesarios para la gestión y control de las operaciones logísticas que circulan tanto en el propio sistema como entre este sistema y el entorno exterior. El flujo de información puede existir en forma de papel y documentos electrónicos.
El flujo de información puede estar por delante del flujo de material, seguirlo simultáneamente o después. Al mismo tiempo, el flujo de información se puede dirigir tanto en una dirección con la material como en la dirección opuesta:
El flujo de información principal en la dirección opuesta contiene, por regla general, información sobre el pedido;
avance del flujo de información en la dirección de avance: estos son mensajes preliminares sobre la próxima llegada de la carga;
· Simultáneamente con el flujo de material hay información en la dirección de avance sobre los parámetros cuantitativos y cualitativos del flujo de material;
· Siguiendo el flujo de material en la dirección opuesta, puede pasar información sobre los resultados de la aceptación de la carga en términos de cantidad o calidad, varios reclamos, confirmaciones.
El camino por el que se mueve el flujo de información, en el caso general, puede no coincidir con la ruta del flujo de material.
El flujo de información se caracteriza por lo siguiente indicadores: fuente de ocurrencia; dirección del flujo; velocidad de transmisión y recepción; intensidad de flujo, etc.
El flujo de información puede estar por delante del flujo de material, seguirlo simultáneamente o después. Al mismo tiempo, el flujo de información se puede dirigir tanto en una dirección con la material como en la dirección opuesta: el flujo de información que avanza en la dirección opuesta contiene, por regla general, información sobre el pedido; flujo de información hacia adelante: estos son mensajes preliminares sobre la próxima llegada de la carga; simultáneamente con el flujo de material hay información en la dirección de avance sobre los parámetros cuantitativos y cualitativos del flujo de material; siguiendo el flujo de material en la dirección opuesta, puede haber información sobre los resultados de la aceptación de mercancías en términos de cantidad o calidad, varias reclamaciones, confirmaciones.
El camino por el que se mueve el flujo de información, en el caso general, puede no coincidir con la ruta del flujo de material.
El flujo de información se caracteriza por los siguientes indicadores: fuente de ocurrencia; dirección del flujo; velocidad de transmisión y recepción; tasa de flujo y etc.
La formación de sistemas de información es imposible sin el estudio de flujos en el contexto de ciertos indicadores. Por ejemplo, es imposible resolver el problema de equipar un determinado lugar de trabajo con tecnología informática sin conocer el volumen de información que pasa por este lugar de trabajo, así como sin determinar la velocidad requerida de su procesamiento.
Puede administrar el flujo de información de las siguientes maneras: cambiando la dirección del flujo; limitar la tasa de transmisión a la tasa de recepción correspondiente; limitar la cantidad de flujo a la capacidad de un solo nodo o sección de la ruta.
Cada MP corresponde a algún flujo de información. Flujo de información (IP) - este es un flujo de mensajes en voz, documento (papel y electrónico) y otras formas, generado por el MT inicial en la LAN considerada, entre la LAN y el entorno externo y destinado a la implementación de funciones de control. En mesa. 4.1 muestra una de las posibles clasificaciones de IP.
Tabla 2.1. Clasificación de los flujos de información
| Signo de clasificación | tipo de ip |
| Actitud hacia las drogas y sus vínculos | Interior, exterior, horizontal, vertical, entrada, salida |
| Tipo de medio de almacenamiento | En papel, en soporte magnético, óptico, digital, electrónico |
| Frecuencia de uso | Regular, periódico, operativo |
| Propósito de la información | Directivo (gestión), normativo y de referencia, contable y analítico, auxiliar |
| Grado de apertura | abierto, cerrado, secreto |
| Método de transferencia de datos | Mensajería, correo, teléfono, telégrafo, teletipo, correo electrónico, fax, redes de telecomunicaciones |
| Modo de comunicación | conectado desconectado |
| Orientación relativa a MP | En la dirección de avance con MP, en la dirección opuesta con MP |
| Sincronicidad con MP | Lider, simultáneo, subsiguiente |
El flujo de información se mide por la cantidad de información procesada o transmitida por unidad de tiempo.
Las formas de medir la cantidad de información contenida en cualquier mensaje se estudian en la sección de cibernética llamada teoría de la información. Según esta teoría, la llamada unidad binaria, un bit, se toma como una unidad de cantidad de información. Cuando se utiliza tecnología informática electrónica, la información se mide en bytes. Un byte es una parte de una palabra de máquina, generalmente consta de 8 bits y se usa como un todo cuando se procesa información en una computadora.
También se utilizan unidades derivadas de la cantidad de información: kilobyte y megabyte.
En la práctica empresarial, la información también se puede medir: el número de documentos procesados o transmitidos; el número total de líneas de documento en documentos procesados o transmitidos.
El centro de recreación "Oasis" está ubicado en la orilla del mar, en el centro de la zona turística, construido en 2001, el territorio es de 3 hectáreas, protegido, el edificio está diseñado para 200 asientos, funciona todo el año. Las habitaciones se reforman cada año.
La pensión tiene un estacionamiento gratuito, teléfonos públicos de larga distancia, se proporcionan celdas individuales para guardar objetos de valor.
A poca distancia a pie se encuentran numerosas tiendas del complejo, un cine, atracciones, casinos, discotecas, clubes nocturnos y una playa privada equipada.
En la oficina de servicios del centro recreativo puede solicitar un traslado, comprar un boleto para una excursión o un concierto, así como obtener toda la información necesaria sobre la ciudad y la recreación.
Las principales actividades son:
descanso familiar que mejora la salud;
Turismo de negocios;
viajes de vacaciones especializados;
rehabilitación y entrenamiento de pretemporada de atletas;
La hora de salida es a las 8 am.
Se pueden proporcionar habitaciones de clase económica: individuales, dobles, triples, con TV y nevera en cada habitación, habitaciones tipo bloque, ideales para una familia de 4 con hijos adultos, también habitaciones de lujo, apartamentos de una o dos habitaciones con sistema de aire acondicionado y todas las comodidades posibles: muebles cómodos y funcionales, TV con conexión a televisión via satélite, minibar, amplio baño.
Para vacacionistas:
complejo de playa equipado: tumbonas, vestuarios, aerarium, cabinas de ducha, WC, chiringuito, alquiler de transporte acuático
cancha de tenis de césped artificial
Cancha de volleyball;
patio de juegos de baloncesto;
biblioteca;
estacionamiento gratis;
sauna;
salón;
sala de conferencias para 100 asientos;
playa bien cuidada;
organización de transferencia;
excursiones y viajes educativos.
Los objetivos de la actividad de la Sociedad son la obtención de beneficios y la ampliación del mercado de bienes y servicios.
La empresa tiene los derechos civiles y soporta las obligaciones civiles necesarias para la realización de cualquier tipo de actividad no prohibida por la legislación vigente y su Estatuto.
El órgano supremo de la sociedad es la asamblea general de participantes en la sociedad. La asamblea general de participantes puede ser ordinaria o extraordinaria.
La comisión de auditoría es el órgano de control de las actividades económicas y financieras de la Sociedad.
La gestión de las actividades corrientes de la Sociedad se lleva a cabo por el único órgano ejecutivo de la Sociedad. El órgano ejecutivo es el director responsable de sus actividades ante la asamblea general de los participantes de la empresa. El único órgano ejecutivo sin poder actúa en nombre de la Compañía, incluida la representación de sus intereses, la realización de transacciones, la aprobación del personal, la emisión de órdenes y la impartición de instrucciones vinculantes para todos los empleados de la Compañía.
41 personas trabajan en el centro de recreación:
director;
Subdirector de Asuntos Económicos;
Contador Jefe;
gerente de marketing (gerente de ventas de viajes);
contador;
mecanógrafo secretario;
enfermera;
hermana anfitriona;
organizador cultural;
Encargado de tienda;
cuatro administradores;
tres sirvientas;
dos limpiadores;
lavandera;
Cocinero;
dos cocineros;
tres camareras;
tres trabajadores de cocina;
tres lavavajillas;
un electricista;
plomero;
un carpintero;
tres conductores;
jardinero.
La estructura organizativa de la empresa se puede dividir en 4 departamentos:
1)
Departamento financiero;
2)
Departamento de mantenimiento;
3)
cantina;
4)
Departamento de servicios al consumidor vacacionistas.
Cada uno de los departamentos tiene su propia estructura y realiza determinadas funciones.
A continuación se muestra un diagrama de la organización de los departamentos de la pensión.
Como puede ver, la estructura organizativa y de gestión de OASIS Recreation Center LLC se refiere a una estructura de gestión funcional lineal.
La misión de OASIS Recreation Center LLC es conquistar una determinada cuota de mercado de los servicios recreativos en la costa del Mar Negro del Territorio de Krasnodar.
El intercambio de información en la empresa bajo estudio en su conjunto se puede representar en forma de diagrama (Fig. 2).
La información actúa como base del proceso de gestión. Por medio de la información, se llevan a cabo etapas repetidas cíclicamente del proceso de control para obtener, procesar información sobre el estado del objeto controlado y transmitirle comandos de control. En consecuencia, con la ayuda de la información, se realizan vínculos entre el sujeto y el objeto o entre el control y las partes controladas del sistema de control general. Así, todo tipo de información necesaria para la gestión constituye un sistema de información.
El sistema de información gerencial intraempresarial es un conjunto de procesos de información para satisfacer las necesidades de información de la organización en los diferentes niveles gerenciales o centros de decisión.
Las tareas importantes del sistema de información dentro de la empresa son:
– determinación de las direcciones principales del sistema para recopilar, procesar y almacenar datos primarios;
– determinación de las principales direcciones de desarrollo de la tecnología de procesamiento de información;
– coordinación de actividades para la recopilación y procesamiento de datos de informes financieros al más alto nivel de gestión y en los departamentos de producción para mejorar la calidad y oportunidad de la recepción de información financiera sobre el negocio de la empresa.
El sistema de información interno realiza las siguientes funciones:
- determinación de las necesidades de cada líder específico en la naturaleza y contenido de la información que necesita;
- determinación de las necesidades de medios técnicos de la empresa en su conjunto y de cada gerente para proporcionar toda la información necesaria;
- determinación del nivel de costos por el uso de medios técnicos en el sistema de información;
– garantizar el nivel adecuado de recopilación, almacenamiento y suministro de información;
– desarrollo de herramientas de software, programas de aplicación.
Al organizar el apoyo de la información, es de fundamental importancia distribuir la información en forma directa, es decir, de comando, proveniente del sistema de control, y hacia atrás, reflejando la reacción del objeto gestionado a los cambios en curso y las decisiones de gestión implementadas.
El flujo de trabajo es una secuencia de etapas en el movimiento de documentos, que comienza desde el momento en que se crean o reciben y termina en el momento en que se completan, se envían al destinatario o se depositan. Las formas de los documentos y registros contables primarios utilizados, el sistema de procesamiento de información y los métodos de gestión de documentos son aprobados por el jefe de la empresa.
El cronograma del flujo de trabajo se elabora en forma de diagrama, una lista de trabajos o un diagrama de flujo de información que refleja el movimiento de documentos en el marco de las divisiones estructurales de la empresa, indicando sus ejecutantes, la relación y el tiempo del trabajo. . Para cada empresa, el cronograma se desarrolla teniendo en cuenta sus características, lo que contribuye a la distribución racional de responsabilidades entre los empleados, fortaleciendo las funciones de control de la contabilidad, la puntualidad de los informes. El jefe de contabilidad lleva a cabo el control sobre el cumplimiento del cronograma del flujo de trabajo.
En mesa. una
se da una lista de documentos” involucrados en el flujo de documentos de una empresa en particular.
En la fig. 3 muestra un diagrama de los flujos de información de la empresa.
Características del flujo de documentos en la empresa:
- para seguir el flujo de documentos, se mantienen diarios y tarjetas de registro: un registro de contratos, actos de entrada, aceptación y transferencia de activos fijos e intangibles, un registro de poderes otorgados, registro de entradas y salidas de órdenes de efectivo y nóminas, registro documentos normativos aceptado para ejecución, y otros;
tabla 1
Documentos de la empresa
|
Identificación del documento |
Título del documento |
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reclamo de factura |
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orden de recibo |
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Factura de salida de mercancías por lado |
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Informe de material de almacén |
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Nota de entrega |
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factura |
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Informe de almacén |
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Costeo planificado para productos entregados |
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Costo |
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Lista de equipos operativos |
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Eliminación de obra en curso |
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Factura |
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|
Factura del proveedor |
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Orden de pago |
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extracto de cuenta |
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|
boleta de calificaciones |
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Libro de pedidos |
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|
Ordenar |
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|
baja por enfermedad |
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Indicadores de adjudicación |
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|
Informe sobre el consumo de recursos energéticos |
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Revista-orden No. 6 |
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Pedido de revista N11 |
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Informe de pagos |
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|
Informe sobre los resultados de las actividades económicas y financieras |
- el movimiento de los flujos documentales ocurre principalmente a lo largo de la vertical - del líder a los ejecutantes y del ejecutante a los líderes; las funciones de los administradores y ejecutores consisten en el trabajo directo con los documentos, y las funciones del personal involucrado en labores de oficina, en el seguimiento de sus actuaciones;
- los documentos contables, debido a su especificidad, no están sujetos a registro centralizado, pero se transfieren inmediatamente para su ejecución al departamento de contabilidad;
- los documentos recibidos por el departamento de contabilidad están sujetos a verificación en forma y contenido, sistematizados por las fechas de las transacciones, emitidos por órdenes memoriales (declaraciones acumulativas), la información contenida en ellos puede acumularse en registros contables;
- las herramientas de software utilizadas están diseñadas para reducir el volumen del flujo de trabajo en papel y reducir las operaciones rutinarias de procesamiento de documentos.
– hay una negativa pronunciada a utilizar soportes de papel.
Como automatización del flujo de trabajo y actividades de la empresa, utiliza el programa "1 C Contabilidad" versión 8.0.
1C: Contabilidad 8.0 almacena información completa sobre las contrapartes (información de contacto, cuentas bancarias, códigos de registro) y empleados de la organización (datos de pasaporte, códigos individuales, cargo, salario).
1C: Contabilidad 8.0 genera automáticamente varias formas de informes contables y fiscales que se pueden imprimir o guardar en un archivo para transferirlo al Servicio de Impuestos Federales.
Para el análisis operativo del estado de la contabilidad en 1C: Contabilidad 8.0, se brindan diversos informes: balance, damero, análisis de cuentas, ficha de cuenta y otros. Cada informe es personalizable para obtener solo la información que necesita. Por ejemplo, para ver la recepción de ventiladores de todas las marcas en el almacén, en el balance de la cuenta 41.01 "Bienes en almacenes", puede configurar la selección de productos cuyos nombres contienen la palabra "abanico".
1C: Contabilidad 8.0 simplifica enormemente la preparación de informes contables y fiscales. Por ejemplo, para formar un balance, basta con indicar la organización y el período del informe. ¡El programa completará todos los indicadores por sí mismo! Los informes preparados se almacenan en el programa, lo que facilita volver a ellos en períodos posteriores. Los indicadores de informe se pueden ajustar manualmente, el programa recordará todos los cambios que realizó.
Formado en 1C: Contabilidad 8.0, los documentos de pago se cargan fácilmente en un programa como "Bank Client". También es fácil descargar la información recibida del banco sobre los pagos entrantes. El intercambio de datos con 1C: Contabilidad 8.0 cuenta con el apoyo de unas 700 instituciones de crédito.
"1C: Contabilidad 8.0" es un programa universal de propósito masivo para automatizar la contabilidad y la contabilidad fiscal, incluida la preparación de informes obligatorios (regulados). Se trata de una solución llave en mano para la contabilidad en organizaciones dedicadas a cualquier tipo de actividad comercial: comercio mayorista y minorista, comercio a comisión (incluso subcomisión), prestación de servicios, producción, etc.
La contabilidad y la contabilidad fiscal se implementan de acuerdo con la legislación vigente de la Federación Rusa. La configuración incluye un plan de cuentas establecido de acuerdo con la Orden del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia "Sobre la aprobación del plan de cuentas para actividades financieras y económicas de organizaciones e instrucciones para su uso" del 31 de octubre de 2000 No 94n.
La metodología contable asegura el registro simultáneo de cada registro de una transacción comercial tanto en las cuentas contables como en las secciones necesarias de la contabilidad analítica, cuantitativa y monetaria. Los usuarios pueden administrar de forma independiente la metodología contable como parte de la configuración de la política contable, crear nuevas subcuentas y secciones de contabilidad analítica.
"1C: Contabilidad 8.0" brinda una solución a todas las tareas que enfrenta el servicio de contabilidad de una empresa, si el servicio de contabilidad es totalmente responsable de la contabilidad en la empresa, incluida, por ejemplo, la emisión de documentos primarios, la contabilidad de ventas, etc. Además, los empleados de servicios relacionados de la empresa que no son contadores pueden ingresar información sobre ciertos tipos de actividades, operaciones comerciales y de producción. En este último caso, el servicio de contabilidad se queda con la orientación metodológica y el control sobre la configuración de la base de información, que aseguran el reflejo automático de los documentos en la contabilidad y la contabilidad fiscal.
Esta solución de aplicación también se puede utilizar solo para contabilidad y contabilidad fiscal, y las tareas de automatización de otros servicios, por ejemplo, el departamento de ventas, se pueden resolver con configuraciones especializadas u otros sistemas.
El área temática automatizada por "1C: Contabilidad 8.0" se ilustra mediante el siguiente diagrama.
Arroz. 4. Esquema de aplicación del programa 1C Contabilidad
1C:Accounting 8.0 es una combinación de la plataforma 1C:Enterprise 8.0 y la configuración de contabilidad empresarial. 1C:Contabilidad 8.0 brinda la posibilidad de uso conjunto con las soluciones de aplicación de Gestión Comercial y Nómina y Recursos Humanos, también creadas en la plataforma 1C:Enterprise 8.0.
El equipo de oficina es una parte integral equipo tecnico cualquier oficina. El uso débil de equipos de oficina conduce a una disminución de la productividad laboral y la eficiencia laboral del personal administrativo y técnico.
El equipamiento de oficina en sentido amplio puede incluir cualquier medio técnico que facilite el trabajo en la oficina, desde lápices y bolígrafos hasta ordenadores y sus redes. En sentido estricto, el equipo de oficina incluye solo los medios técnicos utilizados en el papeleo y los medios de comunicación administrativa y gerencial.
Equipo de organización de oficina (equipo de oficina): medios técnicos utilizados para la mecanización y automatización del trabajo de gestión e ingeniería.
El equipo de oficina para la oficina de la empresa en estudio incluye los siguientes dispositivos y equipos: dos computadoras personales, aparatos telefónicos y radiotelefónicos, una mini-PBX, una centralita de dirección, una máquina de fax, una fotocopiadora, equipo de proyección, una laminadora, un documento trituradora, grapadora de documentos, equipo de archivo, estanterías y armarios para guardar documentos, dos cajas fuertes, un carro, etc.
Laminadora: máquinas para proteger documentos de la humedad, el polvo, el aceite y el almacenamiento descuidado aplicando una capa protectora a la superficie del documento. El documento se inserta en la máquina, donde se somete a un tratamiento térmico, como resultado de lo cual el documento se aplica en ambos lados. película protectora, o simplemente se pega una película adhesiva transparente en la superficie del documento. Es conveniente plastificar títulos, anuncios, portadas de libros e informes, menús y muchos otros documentos. La empresa utiliza una laminadora. Fujipla LPD 2315 oficina, 230 mm. (A4), Japón
La máquina grapadora DC Mini HF se utiliza como máquina grapadora para el plegado y encuadernación automáticos de folletos con grapas metálicas. productividad de hasta 1500 folletos por hora tiene una interfaz con un recogedor de hojas; la máquina DC Mini SR sujeta los bloques emparejados en la parte superior izquierda y puede perforar agujeros laterales en el piso de la carpeta.
La máquina para destruir documentos secretos y confidenciales por su corte y microtrituración más pequeños está equipada con un accionamiento automático y contenedores para documentos destruidos y desechos en forma de polvo de papel. La empresa objeto de estudio utiliza una trituradora HSM 100-5.8 carga personal 225 mm, privacidad 2, partícula 3,9/5,8 mm.
Las operaciones de copia y reproducción de documentos (artículos, anuncios, folletos, etc.) son muy habituales en las empresas y otros ámbitos de la actividad laboral y social. A los efectos de la copia y reproducción de documentos, se utilizan medios técnicos especiales. La copiadora SHARP AP 5316 de formato A3/A4, MFP digital, 16 kop/min se utiliza como copiadora en la empresa.
Las computadoras están instaladas en el departamento de contabilidad y en la oficina del director de la empresa. P4-631-3000 / 512DDR / 82,3 Gb / 3,5″/ Como P5V800-MX / 350W / 52x, que están conectados a la misma red. Módems instalados en las computadoras Módem ACORP 56.0K [correo electrónico protegido]
(fax, voz, V92).
Una computadora con un módem de fax es mucho más confiable y estable que el telefax, brinda muchos servicios adicionales: automatización mucho más conveniente y eficiente de la preparación de textos de fax utilizando todo el arsenal de herramientas informáticas, integración con correo electrónico, télex y base de datos informática , la presencia de una referencia electrónica más voluminosa un libro que contiene una amplia variedad de información útil, diferenciación de los derechos de acceso de empleados y suscriptores externos al fax, control del paso de la correspondencia, estadísticas detalladas de fax, etc.
Además, en el departamento de contabilidad y en la oficina del director, impresoras láser Impresora Jet láser HP 1018 600x1200 dpi, 12 ppm, 2Mb, carga 3000 ppm, bandeja de 150 l, que permiten imprimir varios documentos.
La empresa utiliza máquinas de fax. Panasonic KX-FP218(A4, blanco, papel normal, copiadora escáner, contestador automático, recepción sin papel).
Los teléfonos se utilizan como teléfonos. Panasonic 2350 Flash, rellamada.
La automatización de oficinas implica la automatización de la preparación de documentos empresariales, el registro y la contabilidad de los documentos recibidos por la organización, el paso de documentos internos, así como el control de su ejecución.
Una buena organización del flujo de trabajo ayuda al paso oportuno de documentos a través de los departamentos de la organización y la carga uniforme de departamentos y funcionarios, contribuye a la gestión eficaz de la empresa. La automatización de los servicios de oficina proporciona un aumento en la cantidad de trabajo realizado y una disminución en el tiempo dedicado a esto.
El flujo de documentos de la organización está representado por flujos de documentos de varias categorías, cuyo diagrama de flujo es desarrollado por el jefe del servicio de gestión de registros.
Las tecnologías automatizadas para el procesamiento de información documental deberán cumplir con los requisitos del Instructivo de Trabajo de Oficina de la Institución.
Los modernos sistemas de automatización para el trabajo de oficina y soporte documental para la gestión de empresas soportan el ciclo de vida completo de un documento.
Un documento recibido del exterior debe registrarse primero. Después de eso, el documento comienza a moverse a través de la organización. Llega a los funcionarios quienes deciden quién, qué y en qué tiempo debe hacer según este documento.
Las resoluciones se acumulan y detallan hasta que el documento llega a los ejecutores. Después de completar el trabajo en el documento, se cancela en el caso. Además, el documento se transfiere al almacenamiento de archivos o se destruye de acuerdo con las reglas de almacenamiento de archivos adoptadas por la organización.
Para acelerar la preparación de tipos de documentos que se repiten con frecuencia, se utiliza un banco de espacios en blanco de texto. Contiene formularios unificados (formularios) y textos de documentos de acuerdo con el Sistema de Gestión de Documentación del Estado. También pueden incluir textos repetitivos de documentos, partes permanentes en el texto, títulos de trabajo, nombres y direcciones de autores y corresponsales regulares, fórmulas de texto legal que dan a los documentos fuerza legal y carácter legal, etc. Luego se envía a la dirección un documento preparado sobre la base de dichos espacios en blanco, con los detalles necesarios.
Documentos entrantes a la organización, así como documentos salientes.
están sujetos a registro obligatorio (a excepción de las copias de los documentos recibidos para información y publicidad y avisos de felicitación).Todos los documentos de la organización se registran de forma centralizada. La excepción son las organizaciones que tienen subdivisiones estructurales separadas territorialmente o un flujo de documentos anual muy grande. Para automatizar el registro se está creando una base de datos y un sistema de recuperación de información que permita rastrear todos los documentos de la institución y su ubicación en un momento dado, el estado de ejecución y el control de los tiempos de ejecución de los documentos.
La búsqueda de información en la base de datos de documentos de la organización se realiza utilizando los detalles incluidos en la tarjeta de registro correspondiente de los detalles. Una tarjeta de registro es un análogo electrónico de una tarjeta de registro y control tradicional. Las tarjetas de registro, ordenadas de acuerdo con las reglas del flujo de trabajo, constituyen un análogo electrónico de un archivador.
La tarjeta de registro es la principal unidad de almacenamiento en la base de datos del sistema y se ingresa en el momento del registro del documento. El establecimiento de una tarjeta de registro se reduce a completar sus datos.
Estos accesorios incluyen:
número de registro entrante y fecha del documento (fecha
recepción del documento registrado). Este número y fecha deberán constar en el sello de registro del documento;
Número y fecha del documento presentado para el registro;
nombre del tipo de documento;
dirección del destinatario o remitente (organización, funcionario o persona privada);
el número de hojas y copias; fecha límite para la ejecución del documento;
cifrado de ejecutantes (subdivisión, a la que se le confía
ejecución del documento);
contenido del documento.
Los detalles "código de ejecutantes" y "contenido del documento" se fijan sobre la base de los clasificadores correspondientes.
Durante el registro, los documentos se dividen en varios grupos, cada uno de los cuales se registra por separado, es decir tiene reglas diferentes para la formación de un número de registro de otros grupos y, como regla, un conjunto diferente de detalles. Por lo general, los sistemas de automatización de oficinas admiten tres grupos básicos: - entrantes;
saliente (e interno);
cartas y llamamientos de los ciudadanos.
Algunos sistemas permiten dividir cada uno de los grupos de documentos en subgrupos arbitrarios que combinan documentos según una característica temática común, una característica de divisiones o una característica de correspondencia. Cada uno de los subgrupos, a su vez, se puede dividir en subgrupos más pequeños, y así sucesivamente. La división en subgrupos está determinada por las reglas de circulación de documentos en la organización, y su composición y reglas para la formación de números de registro se almacenan en el directorio del sistema de grupos de documentos.
El registro y la contabilidad de los documentos internos están determinados por la Instrucción sobre el trabajo de oficina de la organización.
A medida que se ejecutan, los documentos relevantes pueden eliminarse de la base de información operativa y almacenarse en el banco de documentos de archivo. Sólo quedan los actos jurídicos.
En general, los sistemas modernos de automatización de oficinas, en un grado u otro, proporcionan:
Registro de toda la correspondencia entrante (incluyendo
cartas y llamamientos de ciudadanos); V registro de toda la correspondencia saliente e interna
documentos de organización;
entrada de resolución, informes de desempeño, coordinación (aprobación) de documentos;
cancelación de documentos en el caso de acuerdo con la nomenclatura de casos adoptada en la organización;
control sobre la ejecución oportuna de las instrucciones, recursos de los ciudadanos, organizaciones, así como de las resoluciones e instrucciones de la dirección; verificación de la corrección y puntualidad de la ejecución de los documentos;
buscar documentos y recibir informes estadísticos sobre el flujo de trabajo de la organización.
Proponemos utilizar el programa "Oficina de efectos" en la empresa para organizar el trabajo con documentos. Según los especialistas de Garant-International, que desarrollaron este sistema, la introducción de un estándar corporativo único para trabajar con documentos logrará varios objetivos:
Aumente la eficiencia de la oficina: un flujo de documentos internos unificados de la organización reducirá el tiempo para completar las tareas;
Fortalecer el nivel de control sobre el trabajo del personal: se informará al gerente cómo y qué tareas resuelven sus empleados, cuáles son los plazos para completar la solución y la forma de presentar los resultados de la solución; o reducir el coste de mantenimiento del parque informático y minimizar el coste de mantenimiento del archivo. Al implementar el sistema, primero se construye un modelo de la estructura empresarial, incluidos todos los empleados involucrados en el flujo de trabajo, se compila e ingresa una lista de todos los tipos posibles de documentos, sus parámetros y estados. A continuación, se ingresan los documentos mismos y se indican todas sus posibles conexiones con empleados específicos de la empresa, a través de los cuales los documentos pueden cambiar de estado y plazo. Como resultado, todos los empleados trabajan en un único espacio de información. El sistema le permite trabajar con una amplia gama de aplicaciones. El servidor Effect Mail incorporado simplifica el proceso de envío/recepción de correo electrónico tanto como sea posible.
Actividad innovadora en el sistema de gestión empresarial Análisis del sistema de gestión empresarial Sistema de gestión empresarial
Los flujos de información son la suma de los flujos de información que permiten a una empresa realizar actividades financieras y económicas.
Para funcionar normalmente, una empresa debe recibir información completa y de alta calidad antes y después de que su dirección tome decisiones de gestión.
La buena información permite a una empresa:
Una de las condiciones más importantes para el buen funcionamiento de la producción en su conjunto es la disponibilidad de un sistema de información que permita vincular todas las actividades y gestionarlas sobre la base de los principios de un todo único.
La información se recopila y analiza utilizando cuatro sistemas auxiliares, que en conjunto conforman: informes internos, estudios de mercado, análisis de información y recopilación de información externa actual.
Al determinar los parámetros de la empresa, los estados financieros y contables juegan un papel especial. Este sistema de informes internos muestra indicadores de ventas actuales, gastos, volúmenes de inventarios, flujos de efectivo, información sobre cuentas por cobrar y por pagar.
De gran importancia para la información es la continuidad de su colección. Esto garantiza total claridad en los asuntos de la propia empresa, así como la capacidad y disposición para ofrecer al mercado el producto adecuado en los volúmenes requeridos.
En logística, existen tipos de flujos de información en función de:
Arroz.
Flujos de información horizontales la mayoría de las veces tienen un carácter informal, son los más efectivos, desde un punto de vista comunicativo. Almacenan alrededor del 90% de la información. Es decir, la pérdida de información durante la transmisión de esta forma es mínima. Esto se explica por el hecho de que psicológicamente es más fácil entenderse entre personas que están en el mismo nivel de la jerarquía del servicio, porque resuelven el mismo tipo de tareas y enfrentan problemas similares (Fig. 2).
Arroz.
Flujos de información verticales tener lugar entre empleados o grupos de empleados ubicados en diferentes niveles de la jerarquía, por ejemplo, entre un jefe y un subordinado.
A su vez, los flujos verticales de información se dividen en descendente (desde la gerencia hasta los empleados ordinarios a lo largo de la jerarquía) y ascendente (desde los trabajadores inferiores a los superiores) (Fig. 3).
Arroz.
Flujos de información externa reflejan la relación entre la empresa y las entidades económicas y políticas que operan fuera de ella. Definen la interacción entre la empresa, sus clientes reales y potenciales, así como los competidores. La empresa debe monitorear constantemente los componentes principales del entorno externo, que incluyen factores económicos, tecnológicos, políticos y legales, socioculturales y físicos y ambientales.
Flujos de información interna- estos son flujos de información entre diferentes servicios y niveles de la empresa, por ejemplo, un documento para la liberación de materiales del almacén de la fábrica al taller de la empresa, un documento para la liberación de recursos materiales de un taller a otro, un documento para la aceptación de productos terminados, productos y partes al almacén. Los flujos de información internos caracterizan claramente las etapas del proceso: suministro, interno, marketing.
Las principales características de los flujos de información internos son: diseño simplificado, certificado por las firmas de los funcionarios, dentro de las unidades de producción individuales (talleres y sitios) a menudo consisten en mensajes orales.
Flujos de información de entrada- se trata de una secuencia de documentos y datos que van a ser ingresados en el sistema de información,
información necesaria para resolver el problema y ubicada en varios medios: documentos primarios, medios de máquina, en la memoria de una computadora personal. Para este propósito, se compila una lista de información de entrada y la composición de los detalles de cada tipo de información de entrada, la ubicación de los detalles de la información de entrada y una descripción de los detalles (campos) de los documentos de entrada.
Flujos de información de salida- estos son mensajes que van más allá de un sistema logístico o uno de sus subsistemas.
El flujo de información se caracteriza por los siguientes indicadores:
El flujo de información se mide por la cantidad de información procesada o transmitida por unidad de tiempo.
Las formas de medir la cantidad de información contenida en un mensaje se estudian en la rama de la cibernética llamada teoría de la información. Según esta teoría, la llamada unidad binaria, un bit, se toma como una unidad de cantidad de información. Cuando se utiliza tecnología informática electrónica, la información se mide en bytes. Un byte es una parte de una palabra de máquina, generalmente consta de 8 bits y se usa como un todo cuando se procesa información en una computadora.
También se utilizan unidades derivadas de la cantidad de información: kilobyte y megabyte.
En la práctica empresarial, la información también se puede medir:
También es necesario determinar los lugares de recolección, entrada y salida de información, las formas de su presentación y documentación. Para construir dichos sistemas, se deben utilizar en la mayor medida posible las modernas instalaciones informáticas, la posibilidad de su inclusión en redes informáticas locales y el acceso a redes internacionales, como Internet.
La gestión logística eficaz de todo tipo de flujos (materiales, financieros, de servicios, de personal) es imposible sin una información completa y operativa.
La información es nueva información que puede ser utilizada por una persona para mejorar las actividades y reponer conocimientos.
La posesión de información oportuna y de calidad permite reducir la necesidad de recursos (materiales, humanos, financieros, etc.) y utilizarlos de manera más eficiente. La información aumenta la flexibilidad y la resiliencia de los sistemas logísticos. El éxito de un negocio de libros depende de la capacidad de sus gerentes y empleados en todos los niveles para tomar las decisiones correctas. Puede tomar la decisión correcta solo si tiene suficiente información de calidad.
El objeto de estudio de la logística son los flujos, y la logística de la información - los flujos de información.
Flujo de información- este es un conjunto de información que surge y circula dentro del sistema logístico o entre el sistema logístico y el ambiente externo, necesario para realizar operaciones logísticas y para controlar su progreso, es decir. para acciones de control.
El flujo de información surge como resultado del movimiento de uno u otro flujo de material o, por el contrario, puede ser la causa del correspondiente flujo de material (por ejemplo, información sobre la celebración de un contrato de suministro).
La organización racional de los flujos de información y su informatización permiten aumentar la eficiencia en el uso de todo tipo de recursos en las actividades empresariales. A la vanguardia en los negocios modernos está la optimización de los flujos de información. La industria del libro debe tener suficiente soporte de información, y cada uno de sus empleados debe ser capaz de utilizar racionalmente los recursos de información.
La logística de la información estudia los flujos de información y los métodos de su uso para la gestión logística. El uso de métodos desarrollados por la logística de la información para optimizar los flujos de información en la práctica debería garantizar la gestión de la producción de información, su movimiento y entrega a los consumidores con costos mínimos mientras maximiza sus necesidades de información.
Logística de la información en el negocio del libro.- Esta es una sección de logística que estudia la optimización de los flujos de información enviados y recibidos por las empresas comerciales del libro de los consumidores de productos de libros y socios de la cadena de suministro, así como los flujos de información intraempresa.
Finalidad de la logística de la información.- gestión de flujos de información para proporcionar a los clientes "internos" (gerentes y empleados de la empresa) y "externos" (compradores, socios) la oportunidad de recibir la información que necesitan para la toma de decisiones de acuerdo con la regla logística Seven N.
La optimización de los flujos de información se basa en los principales conceptos de logística: costos totales, compromisos, consistencia, integración, gestión de calidad total (ver "Concepto de compromisos", "Enfoque de sistema en logística", "Concepto de integración").
La logística de la información está diseñada para proporcionar los flujos de información necesarios y suficientes a todos los participantes en la cadena de suministro de libros en todos los niveles de la gestión logística. Al mismo tiempo, es necesario esforzarse por simplificar y unificar las operaciones de movimiento de información para acelerar su implementación y reducir los costos.
Una de las principales tareas de la logística es la coordinación de los flujos de material e información. El soporte de información de alta calidad permite reemplazar los stocks de material y otros recursos con información confiable y actualizada. Por ejemplo, recibir pedidos de clientes a través de un sistema de intercambio electrónico de datos reduce el tiempo de entrega general y ahorra el uso de un transporte más lento.
Al mejorar la logística de la información, el uso de modernas tecnologías de la información reduce la incertidumbre a través de un control más preciso y oportuno sobre los factores del entorno externo e interno. Los sistemas de información permiten monitorear la implementación de los procesos logísticos de la empresa en tiempo real, lo que permite detectar rápidamente las interrupciones en el movimiento de flujos y corregirlas antes de que afecten la calidad del servicio al cliente. En los casos en que no sea posible la corrección oportuna, la empresa debe advertir al cliente con anticipación de posibles problemas y ofrecerle opciones que eliminen parcial o totalmente la ocurrencia de fallas en el proceso logístico del cliente.
La minimización de la incertidumbre en las actividades de la empresa es el objetivo principal del sistema de logística de información de la empresa.
La información incorrecta o inoportuna puede causar un gran daño. Por ejemplo, un retraso en la recepción o el procesamiento de la información sobre los bienes entregados a una librería puede interrumpir el funcionamiento normal del departamento de recepción, provocar el tiempo de inactividad del vehículo y, en última instancia, ralentizar el movimiento de libros en la cadena de suministro. El flujo de material no debe estar por delante del flujo de información correspondiente. La situación preferida es cuando la información está por delante del flujo de materiales, lo que hace posible organizar el trabajo con productos de libros de manera más eficiente.
Por lo tanto, los flujos de información afectan de manera decisiva la dinámica de los procesos en el sistema logístico. La calidad del sistema de información permite resolver de manera efectiva muchos problemas de compra, producción, transporte y distribución de productos de libros.
Los flujos de información pueden considerarse como flujos que consisten en mensajes en forma documental (electrónica, en papel) u otra forma (por ejemplo, de voz). Por regla general, los flujos de información son generados por el flujo de material inicial (por ejemplo, el flujo de libros genera documentos adjuntos: facturas, listas de precios, etc.). Sin embargo, algunos flujos de información surgen independientemente de los materiales, por ejemplo, el acceso a bases de datos de información al momento de tomar decisiones gerenciales.
Los flujos de información unen todas las partes de la cadena de suministro en un todo: unidades de negocio, empresas involucradas en la distribución de bienes. En el marco de cada eslabón logístico se realizan funciones propias para transformar los flujos logísticos, cada eslabón tiene su propio objeto de actividad. Sin embargo, todos los enlaces deben funcionar para lograr el objetivo general del sistema logístico. Los flujos de información aseguran la coordinación de las actividades de los enlaces y su enfoque general en la implementación de la misión del negocio del libro.
Las principales características de los flujos de información son:
Flujos horizontales existen entre divisiones estructurales de la empresa o entre empresas que son socios comerciales iguales. No tienen relación con la transmisión de información a los órganos de gobierno ni de éstos a los ejecutores. Los flujos horizontales se caracterizan por compartir información. Al mismo tiempo, ocultar parte de la información a los competidores o su distribución especial en el momento adecuado es un fenómeno natural en el entorno del mercado.
Flujos verticales generalmente asociado con las acciones de control y la presentación de informes sobre su desempeño. La información contenida en estos flujos cambia a medida que se mueve hacia arriba o hacia abajo en las estructuras jerárquicas. A medida que la información pasa hacia arriba, se generaliza y se resume. Al bajar, solo se transmite la parte de la información que se considera necesaria para los ejecutantes de operaciones o funciones específicas.
Flujos de información externa existen en un entorno externo al sistema logístico. Determinan la interacción de la empresa con sujetos económicos y políticos: clientes, competidores, autoridades, etc. La empresa debe monitorear constantemente el estado del entorno externo: condiciones del mercado, factores económicos, legales, sociales y otros.
corrientes internas están formados por la estructura funcional de la empresa, es decir funciones y operaciones realizadas por los departamentos. Los flujos de información internos y externos constituyen los recursos de información de la empresa.
Además del volumen y la dirección del movimiento, los flujos de información tienen otras características:
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movimiento de materiales |
Movimiento de información |
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Compra y preparación de materias primas. |
Recopilación (compra) de datos o información primaria |
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producción de bienes |
Producción de información: procesamiento de datos y obtención de nueva información. |
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Distribución de productos fabricados, satisfacción del cliente |
Transferencia de la información recibida a los consumidores, satisfacción de sus necesidades de información |
