Російська | Англійська настановна та портативна зареєстровані версії в одному інсталяторі!
WinCatalog- це проста у використанні програма-каталогізатор, призначена для каталогізації дисків, файлів та папок. Чи доводилося Вам колись переглядати вміст десятків CD у пошуках потрібної програми чи пісні? Використовуючи WinCatalog, Вам більше ніколи не доведеться витрачати час на пошук. Достатньо один раз додати Ваші диски до WinCatalog і пошук займатиме у Вас лічені секунди, не вимагаючи навіть наявності диска!
Системні вимоги:
Windows XP | Vista | 7 | 8 | 8.1 | 10
Торрент Каталогизатор файлів та папок - WinCatalog 2017 17.4 RePack (& Portable) by ZVSRus докладно:
WinCatalogзберігає у себе список файлів з усіх Ваших носіїв, сканує вміст Zip-архівів, витягує теги з mp3 файлів і навіть отримує назви аудіо-треків з Інтернету. Як часто Ви віддавали диски своїм знайомим і більше не отримували їх назад? Ви більше ніколи не втратите свої диски: вбудований у WinCatalog список контактів дозволяє легко відстежувати у кого зараз знаходиться той чи інший носій.
Особливості програми:
Каталогизувати будь-які диски, до яких Windows може отримати доступ як до носія інформації.
Каталогування окремих папок на дисках.
Автоматичне вилучення описів Zip-архівів під час сканування.
Сканування всередині Zip-архівів та додавання їх до каталогу як папок.
Автоматичне вилучення описів для mp3, html файлів на етапі сканування диска.
Індивідуальні коментарі для кожного елемента:диска, папки чи файлу.
Отримання інформації про Audio CD треки з CDDB (Internet CD database).
Кожному елементу зіставляється набір ключових слів більш точного пошуку.
Пошук за каталогом по імені, коментарю та ключовим словам.
Пошук як окремому диску, і у всьому каталозі.
Оновлення інформації про диск без втрати раніше введених коментарів та ключових слів.
Можливість видалення непотрібних файлів та папок із каталогу.
Зручне врахування відданих дисків.
Експорт та імпорт частини колекції та контакт-листа.
Експорт частини колекції в cvs-файл для відкриття в MS Excel або іншій програмі.
Можливість автовідкриття останнього каталогу при старті програми.
Швидка робота.
Інформація про перепакування:
Тип:Встановлення | Розпакування. (Портативна версія від ZVSRus)
Мова інтерфейсу:Російська | Англійська
Активація:Вилікувано (key)
Вирізано:Інші локалізації.
Ключі командного рядка:
Тихе встановлення російської версії: /VERYSILENT /I /RU
Тихе встановлення англійської версії: /VERYSILENT /I /EN
Тихе розпакування: /VERYSILENT /P
Не створювати ярлик(и) у меню «Пуск»: /VERYSILENT /I /NS
Не створювати ярлик(и) на робочому столі: /VERYSILENT /I /ND
Минули часи, коли можливостей звичайного файлового менеджерабуло цілком достатньо для зручної орієнтації серед численних папок та файлів. Сучасні комп'ютери тільки на жорсткому диску, об'єм якого обчислюється десятками гігабайт, зберігають неймовірну кількість різнопланової інформації, де крім звичайних робочих матеріалів фігурують дистрибутиви, фотографії, музика та ін. Крім того, кожен користувач має власну колекцію CD- і DVD-дисків, цілком можливо, частина інформації зберігається на Zip-дисках і т.д. Очевидно, що яку б зручну і розумну систему організації вкладених каталогів користувач не придумав, розібратися в такій масі інформації просто нереально, тим більше, що колекції швидко зростають.
такий стан справ означає, що на пошуки якоїсь програми, вдалого зображення, що підходить до випадку мелодії і т.п. витрачається чимало часу, що нерозумно. І добре ще, якщо шукати, наприклад, зображення доведеться лише у певних каталогах жорсткого диска. А якщо потрібно знайти, скажімо, фільм або програму, що рідко використовується, то доведеться переглядати масу дисків, щоразу вставляючи їх у CD-ROM, що займе багато часу і на користь дискам не піде. Разом з тим, вирішити проблему можна досить просто — потрібно скористатися відповідним каталогізатором. Основне завдання каталогізаторів — упорядкування та сортування даних, для користувача це означає можливість швидкого пошуку потрібної інформації, причому у разі знаходження даних на CD або DVD не доведеться навіть діставати відповідний диск. Паралельно з цим з'являється дуже проста можливість відстежувати диски, віддані на якийсь час друзям або знайомим, і будь-якої миті бути в курсі того, кому був відданий диск і чи він був повернутий. Щоправда, все це передбачає попереднє заповнення каталогу та внесення до нього інформації, що цікавить, — потрібно просканувати компакт-диски, заповнити базу музичних файлів або зображень тощо, але без цього не обійтися.
Вивчаючи програми, призначені каталогізації даних, можна відразу помітити один важливий момент. Частина каталогізаторів орієнтована на автоматичне сканування дисків і папок і тому відрізняється дуже швидким способом заповнення колекції, а спектр інформації, що ними заповнюється, досить широкий і може охоплювати не тільки назву, місцезнаходження та інші характеристики, але й включати описи файлів. Такі описи «захисту» всередині документів MS Office, HTML та Adobe Acrobat, звукових файлів, зображень, файлів File_id.diz, Descript.ion, 00index.txt, Files.bbs та ін. надалі можуть виявитися дуже корисними для пошуку та ідентифікації даних . Інші каталогізатори є своєрідними оболонками для управління спеціалізованими базами даних і тому вимагають ручного введення даних по кожному пункту каталогу, на що при великому обсязі колекції може піти чимало часу. Звичайно, першим і цілком природним бажанням буде вибрати якусь програму з першої групи і назавжди забути про утиліти другої групи.
Однак не все так просто. Каталогізатори з першої групи універсальні та орієнтовані на облік дисків, папок та файлів, що може виявитися недостатньо зручним, наприклад, для каталогізації софту, фільмів тощо. і в принципі не підійде при організації колекцій книг, марок, монет і ін. для прискорення введення даних.
Загальновизнаним лідером у першій групі каталогізаторів є пакет WhereIsIt, хоча є кілька не менш вдалих конкуруючих рішень (усі вони розглянуті у статті), які хоч і відрізняються дещо меншою функціональністю, але мають інші переваги. Наприклад, якщо мова йде про організацію великих колекцій, що зберігаються тільки на CD-і DVD-дисках, то зручніше скористатися додатком CD Storage Master — колекція буде більш наочною, а на її створення піде менше часу. У разі невеликих колекцій домашніх компакт-дисків і файлових ресурсів, що зберігаються на жорсткому диску, є сенс скористатися програмою 10-Strike SearchMyDiscs, що має символічну ціну і російськомовний інтерфейс. До першої групи потрібно віднести і каталогізатор зображень, які хоч і стоять особняком, але також орієнтовані на автоматичне заповнення каталогу. Найшвидшим і водночас компактним каталогізатором зображень по праву вважається пакет PicaJet.
Щодо другої групи, то тут все залежить від типу колекції і однозначно назвати лідера неможливо. Якщо йдеться про каталогізацію програмного забезпечення, то найкраще рішення даного класу — пакет SoftCAT. Для керування великими DVD-колекціями краще зупинитися на програмі DVD Profiler. Найбільш зручним рішенням для керування музичними колекціями є програма MediaMonkey і т.д. Крім того, за бажання можна знайти спеціалізовані каталогізатори для інших видів інформації, наприклад, для каталогізації книг - пакет Book Collector Pro, ігор - Game Collector, монет - CoinManage і т.п.
Ціна: 39,95 дол.
Робота під управлінням: Windows 95/98/Me/NT 4.0/2000/XP/2003
WhereIsIt - найпопулярніше рішення для каталогізації різнотипних даних, що представляє інтерес як для кваліфікованих користувачів, так і для новачків. Перших привабить багатофункціональність та широкі можливості індивідуального налаштування програми, а для других передбачена підтримка серії майстрів, що дозволяють виконувати необхідні дії практично повністю. автоматичному режимі. Додаток відрізняється зручним і добре продуманим інтерфейсом користувача, підтримує всі види файлових систем, включаючи FAT, FAT32 і NTFS, і дозволяє каталогізувати дані з будь-яких носіїв інформації, які можуть бути підключені до комп'ютера: дискет, звичайних CD-дисків і аудіодисків, DVD- та ZIP-дисків, жорстких та мережевих дисків тощо. Програма дозволяє переглядати списки файлів та папок, проводити пошук відповідно до зазначених критеріїв, а також враховувати дані про свої та чужі диски. Крім того, вона підтримує плагіни, завдяки чому може бути істотно розширений обсяг довідкової інформації, що витягується з файлів.
WhereIsIt може використовуватися для каталогізації різноманітних даних, включаючи компакт-диски, колекції музичних файлів (MP3 та аудіодиски), колекції зображень, резервні копії документів тощо, легко обробляє величезні обсяги інформації і може керувати, наприклад, сотнями компакт-дисків. Отримані в результаті роботи каталоги, яких може бути кілька і які можна групувати, зберігаються у файлах формату CTF. Каталоги відрізняються компактністю і тому можуть бути легко перенесені на інший комп'ютер, а пошук потрібної інформації в них здійснюється миттєво. Програма створює докладний список всіх файлів, папок і дисків, що каталогізуються, з їх описом, де крім стандартних параметрів у вигляді назви, розміру, дати і т.п. За бажанням користувача можуть фігурувати текстовий опис, мініатюра, категорія та ін. Різні типи інформації для полегшення орієнтації можуть бути виділені різними кольорами відповідно до категорії, типу джерела даних тощо. Режим швидкого пошуку забезпечує пошук даних за їхнім ім'ям або описом, а механізм розширеного пошуку дозволяє формувати складні пошукові критерії, у тому числі із застосуванням булевих операцій. Програмою підтримується пошук у каталозі дублюючої інформації. Вбудований генератор звітів дозволяє представити всю або тільки певну інформацію каталогу у зручному для користувача вигляді для її виведення на принтер, факс, для експорту в інші формати, наприклад Excel-таблицю, документ у форматі RTF або Web-сторінку тощо.
WhereIsIt підтримує більше 60 типів файлів і вміє отримувати описи з різних джерел: файлів File_id.diz, Descript.ion, 00index.txt, Files.bbs, текстових файлів, документів MS Office, зображень та аудіофайлів, включаючи файли у форматі MP3, файли Acrobat, виконуваних файлів, файлів шрифтів та ін., правда в реальності описи деяких типів файлів будуть вилучатися тільки після підключення відповідних плагінів. Програма може працювати з різними типами архівів, включаючи ZIP, ARJ, RAR, CAB, LHA/LZH, TAR, ARC, ACE, ZOO, GZIP, BZ2 і SFX. Архівні файли можуть відображатися як папки, а файли, що знаходяться в них, можуть бути відкриті або витягнуті прямо в середовищі каталогізатора.
Розробник: Cdstorager.com
Розмір дистрибутива: 6,8 Мбайт
Спосіб поширення: http://www.cdstorager.com/setup/csm50demo.exe)
Ціна: CD Storage Master Standard - 29,95 дол., CD Storage Master Professional - 59,95 дол.
Робота під управлінням:усі версії Windows
CD Storage Master — зручний інструмент для каталогізації CD- і DVD-дисків та ПЗ, що забезпечує ефективне керування великими колекціями та дозволяє швидко знаходити будь-які компакт-диски. Пакет представлений у двох редакціях: повної - Professional і скороченої - Standard, в якій відсутній модуль генерації обкладинок, не підтримуються користувацькі категорії, друк та експорт даних, а також пошук файлів-дублікатів.
Програма відрізняється елегантним інтерфейсом, і в ній передбачено чимало цікавих можливостей, які дозволяють з максимальною зручністю організувати як процес каталогізації, так і подальшу роботуз каталогом. Вона може працювати у фоновому режимі, а вбудований модуль Active Storage Monitor автоматично фіксує появу нового, але поки що немає в каталозі диска і відразу повідомляє про нього користувачеві. Майстер генерації обкладинок CD Cover Generator допоможе створити та надрукувати до будь-якого компакт-диска повний комплект обкладинок та ярликів, при необхідності можливе автоматичне скачування відсутніх обкладинок дисків з Amazon.com. Самі диски поміщаються в каталог не просто один за одним, як це відбувається в багатьох інших каталогізаторах, а в підпапки відповідно до їх типу (DVD, Data, Video CD та Audio CD) і додатково можуть відрізнятися за категоріями користувача. У результаті для пошуку конкретного диска можна або перейти до потрібного типу дисків і вибрати категорію, або запустити режим пошуку, що дозволяє шукати диски за широким спектром параметрів: міткою, категорією, текстовим описом, ім'ям тому, обсягом і т.д. Каталог, так само як і результати поточного пошуку, може бути виведений на друк та/або експортований в HTML-документ або файл MS Excel.
У процесі каталогізації CD Storage Master фіксує не лише стандартну інформацію про файли (імена, розмір, час створення та час модифікації), але й метадані, причому список типів файлів, з яких програма може отримати інформацію, набагато більше, ніж у програмах-аналогах. За цим параметром тягатися з CD Storage Master може лише WhereIsIt, та й то якщо враховувати плагіни. У переліку підтримуваних у плані отримання описів форматів фігурують документи MS Office, Adobe Acrobat і HTML, аудіофайли та різні типи музичних файлів, виконувані exe-файли та бібліотеки (*.dll, *.ocx), відео-файли, зображення у всіх популярних форматах , включаючи багатошарові PSD-файли, FLASH-файли та ін. І ARC, включаючи архіви, що саморозпаковуються. Архівні файли в каталозі можуть відображатися як папки, а файли, що знаходяться в них, можуть бути відкриті або витягнуті безпосередньо в середовищі програми.
Розробник: WinCatalog.com
Розмір дистрибутива: 1,65 Мбайт
Спосіб поширення: shareware (функціонально-обмежена демонстраційна англомовна версія 1.52 - http://www.wincatalog.com/download/wincatalogs_setup.exe/wincatalogs_setup.exe, російськомовна версія 1.1 - http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs exe)
Ціна:англомовна версія 1.52 - 32 дол., російськомовна 1.1 - 200 руб.
Робота під управлінням: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP
WinCatalog Standard є зручним в роботі багатофункціональним каталогізатором, що відрізняється від аналогів тим, що в ньому вдало поєднуються можливості каталогізації дисків і папок з каталогізацією нефайлових елементів: книг, марок, монет і т.п. Іншими словами, у програмі реалізовані відразу дві різнопланові технології каталогізації: автоматичне сканування дисків та ручне введення інформації в класичну базу даних, а користувачу відповідно не потрібно розбиратися з двома різними програмами.
WinCatalog Standard дозволяє каталогізувати дані з будь-яких носіїв інформації, які можуть бути підключені до комп'ютера: дискет, жорстких та мережевих дисків, звичайних CD-дисків та аудіодисків, ZIP-дисків тощо. Крім сканування дисків програма дозволяє додавати в колекції окремі папки та файли, а також будь-яку іншу інформацію, правда вже у вигляді записів користувача. Передбачена можливість відстеження відданих на час дисків, книг тощо — дані елементи позначаються спеціальною іконкою і завдяки цьому одразу впадають у вічі. Для вказівки особи, якій віддано на час диск або книга, використовується база контактів, причому контакти можуть бути імпортовані з MS Outlook, тому процес введення даних здійснюється швидко та зручно. У програмі реалізовано сканування всередині ZIP-архівів з додаванням їх у каталог як папок, автоматичне вилучення описів ZIP-архівів, автоматичне вилучення описів для MP3-, HTML-і TXT-файлів, отримання інформації про Audio CD-треки з CDDB.
Загальне управління каталогом здійснюється легко та зручно. Розбиття даних по тематичним папкам значно спрощує орієнтацію, а розміщення папок і вкладених у них елементів неважко змінити звичайним перетягуванням мишею. Розширений пошук, що підтримує булеві операції і можливість вибору конкретної папки для пошуку і враховує ключові слова (їх можна завбачливо додавати до всіх або окремих елементів каталогу), дозволить швидко знайти потрібний елемент, а пошук дублікатів - видалити з колекції повторювані елементи. Можливість експорту всієї або частини колекції в CVS-файл дозволить використовувати дані каталогу для обробки в іншому додатку, наприклад, у MS Excel, а експорт у HTML-файл зручний, наприклад, для опублікування в Мережі або для друку.
Розробник: ElcomSoft Co Ltd
Розмір дистрибутива: 1,38 Мбайт
Спосіб поширення: shareware (30-денна демонстраційна версія - http://www.elcomsoft.com/ADC/adc.zip)
Ціна: 20 дол.
Робота під управлінням:
Advanced Disk Catalog (ADC) - гранично простий і зручний каталогізатор різноманітної медіаінформації, більшою мірою розрахований на невибагливих користувачів.
Пакет ADC дозволяє каталогізувати диски, файли та папки відповідно до зазначених користувачів категорій та за бажання з додаванням до них (дисків, файлів та папок) коментарів і може працювати з флоппі-дисками, жорсткими дисками, CD- та ZIP-дисками. Реалізована підтримка архівних файлів у форматах ZIP, ARJ, RAR, CAB, ARC, ACE, LZH і TAR, включаючи архіви, що саморозпаковуються. Створюваний каталог містить різноманітну довідкову інформацію про каталогізовані дані, включаючи описи, витягнуті з різних типів файлів: ID3-теги з музичних файлів, інформацію про аудіодиски з freedb.org та з онлайнових CD-баз, описи з HTML-файлів, документів Adobe PDF та Microsoft Office, описи виконуваних модулів (*.exe, *.dll та інших.) і з файлів files.bbs, index.txt, file_id.diz тощо.
Каталог відрізняється компактністю, зберігається на диску у вигляді файлу у форматі CAT, може необмежено поповнюватися і оновлюватися, а інформація про нього може бути представлена у вигляді звіту, що автоматично генерується. Програма дозволяє здійснювати пошук файлів, папок, дисків на ім'я, місцезнаходження, дату, розмір і категорію. Крім того, можливе порівняння каталогізованого диска з оригінальним щодо виявлення віддалених або застарілих файлів і пошук файлів-дублікатів.
Розробник: 10-Strike Software
Розмір дистрибутива: 1,382 Мбайт
Спосіб поширення: http://www.10-strike.com/ukr/searchmydiscs/searchmydiscs.zip)
Ціна: 200 руб.
Робота під управлінням: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003
10-Strike SearchMyDiscs призначена для організації невеликих колекцій компакт-дисків (близько 100-200 штук) та інших файлових ресурсів, що зберігаються на жорсткому диску або на компакт-дисках. Програма має інтуїтивно зрозумілий російськомовний інтерфейс, що практично не вимагає часу на освоєння, пропонується за символічну ціну, а тому може стати ідеальним рішенням для домашніх користувачів, яким вона дозволить швидко орієнтуватися у своїх колекціях та знаходити потрібні диски та файли.
10-Strike SearchMyDiscs об'єднує всі проскановані диски та папки в каталог зі збереженням усієї інформації про файлової структуридисків та папок з урахуванням описів файлів readme, file_id.diz, txt, MP3-тегів, властивостей файлів форматів AVI, EXE, DLL, JPG, GIF, BMP, PNG, TIFF та EXIF-тегів. За бажання диски, файли та папки нескладно доповнити необхідним текстовим описом та ескізами картинок. До каталогу також включаються стислі файли у форматах ZIP, RAR, ARJ, CAB та SFX, а самі диски можуть бути організовані в тематичні групи, при цьому той самий диск може входити в різні групи. Програма підтримує два режими пошуку каталогізованих даних: швидкий пошук дисків за назвою та/або описом та звичайний пошук файлів за описом, категорією та маскою.
Каталогізовані ресурси можуть відображатися за тематичними групами, що зручно для пошуку, або у вигляді деревоподібного каталогу файлів і папок, що може стати в нагоді, наприклад, для створення свого власного архіву з програмами, згрупованими за категоріями та типами. І та й інша інформація може бути представлена в автоматично генерованому програмою звіті, який зберігається у форматі TXT або HTML, а його зовнішній вигляд і характер інформації, що міститься у звіті, визначаються користувачем.
Розробник: FNProgramvare
Розмір дистрибутива: 5 Мбайт
Спосіб поширення: shareware (30-денна демонстраційна версія - http://fnp.fileburst.com/softcatplus_setup.exe)
Ціна: 29,95 дол.
Робота під управлінням: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP
SoftCAT є оболонкою для керування базою даних ПЗ, за допомогою якої в будь-який момент можна дізнатися, які програми є у вашому розпорядженні і де вони знаходяться, а також з'ясувати їх важливу інформацію: серійний номер, реєстраційне ім'я, код активації тощо. Такий спеціалізований каталогізатор нагоді будь-якому користувачеві, який володіє більш-менш великою колекцією софту, і абсолютно незамінний для адміністраторів, які займаються встановленням ПЗ.
SoftCAT дозволяє вести скрупульозний облік ПЗ, фіксуючи не тільки основні дані по програмах, що вносяться в каталог, але і різноманітну супутню інформацію: номер версії, розробника, платформу, статус, мову, ціну, варіант придбання, адреса домашньої сторінки, місце зберігання дистрибутива і т.д. п. Для зручності орієнтації всі програми розбиваються за прийнятими у стандартних каталогах софту категоріями: «Бізнес та фінанси», «Графіка та дизайн», «Будинок та навчання» тощо, які за потреби можуть бути відредаговані. Такий софт-каталог може охоплювати програми, що знаходяться як на постійних, так і змінних носіях.
Програма відрізняється інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом і зручна в роботі, що вкрай важливо, враховуючи втому початкового заповнення каталогу, оскільки дані в більшості випадків, як і в будь-яку базу даних, доведеться вносити вручну. Однак цей процес може бути прискорений за рахунок автокаталогізації, завдяки якій програма самостійно просканує жорсткий дискна предмет вже встановлених у системі програм і всі доступні за ними дані внесе до бази автоматично — за потреби потрібно лише підкоригувати їх. Надалі краще взяти за правило поєднувати інсталяцію нової програми із внесенням її до каталогу.
Якщо ви зможете знайти час на заповнення бази, то надалі пошук потрібної програми, так само як і реєстраційних та інших даних, займатиме практично секунди, адже все програмне забезпечення розбите за категоріями, а для швидкого доступу в системі передбачені алфавіт, фільтрація, сортування та кілька режимів пошуку, у тому числі розширений пошук із застосуванням булевих операцій. Результати параметрів пошуку, які найчастіше використовуються, можуть бути збережені. Відшукавши необхідний додаток в основі, можна не тільки зорієнтуватися щодо його місцезнаходження та супутньої інформації, але і встановити його безпосередньо зі створеної бази.
SoftCAT забезпечує повну безпеку реєстраційної інформації за рахунок закриття бази даних паролем та можливості резервування даних шляхом створення резервної копії каталогу.
Розробник: InterVocative Software, LLC
Розмір дистрибутива: 3,9 Мбайт
Спосіб поширення: shareware (функціонально-обмежена демонстраційна версія - http://static.intervocative.com/dvdpro/downloads/dvdpro.zip)
Ціна: 29,95 дол.
Робота під управлінням: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003 Server
DVD Profiler — зручний інструмент для керування великими DVD-колекціями, який може виявитися незамінним для компаній, що займаються відеопрокатом та продажем DVD-фільмів, — цікавий і для домашніх любителів DVD. Каталогізувавши колекцію за допомогою даної програми, ви зможете швидко орієнтуватися та знаходити потрібний диск, а також за лічені секунди отримувати докладну інформацію про будь-яке DVD. При цьому програма дозволяє враховувати не тільки диски, що входять до колекції, але й пам'ятати про замовлені або про заплановані для придбання DVD.
Реалізований у програмі варіант організації DVD-колекції дуже ефективний, оскільки переважна кількість стомлюючих операцій заповнення бази виконується програмою самостійно. Додати новий диск до колекції можна двома способами: використовуючи підключений до комп'ютера сканер для введення UPC-коду (Universal Product Code — універсальний код товару), що зручніше в умовах компанії, або просто вставляючи диск у DVD-ROM. Вставляти диск у дисковод доведеться і у разі відсутності у нього UPC-коду. Ніяких інших дій від користувача практично не потрібно, тому що програма самостійно підключиться до Інтернету і за вихідною інформацією про диск отримає всю іншу інформацію з бази даних на сайті компанії-розробника, яка дуже широка і включає понад 150 тис. DVD-фільмів. За кожним фільмом у ній є докладна інформація: назва, рік, жанр, мови, субтитри, список акторів, обкладинки тощо. За відсутності у базі даних відомостей про диск, природно, їх доведеться вводити вручну. Ручне введення буде потрібне і при заповненні персональної інформації про диск: примітки, місце придбання, дата придбання, ціна тощо. Обкладинки та інші зображення до диска можуть бути отримані не тільки з всесвітньої бази, але й за бажання введені самостійно, а вбудований редактор зображень дозволить виконати щодо відсканованих зображень найпростіші операції з їх редагування, включаючи обертання, обрізання тощо.
Створивши таку персональну базу, надалі знайти диск у власній колекції вже не важко — достатньо буде скористатися можливостями розширеного пошуку чи фільтрації. А вбудований у програму генератор звітів допоможе представити потрібну частину інформації з власної бази у зручному вигляді і вивести її на друк, що може стати в нагоді, наприклад, якщо вам необхідний список наявних у вашій колекції дисків або потрібно врахувати загальні витрати на придбання запланованих дисків тощо. п.
Розробник: FNProgramvare
Розмір дистрибутива: 6,5 Мбайт
Спосіб поширення: shareware (30-денна демонстраційна версія - http://fnp.fileburst.com/catvids_setup.exe)
Ціна: 39,95 дол.
Робота під управлінням: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP
Пакет CATVids призначений для каталогізації та управління відеоколекцією та представляє інтерес як для компаній, що мають справу з великою кількістю відеозаписів (відеостудії, компанії, що займаються відеопрокатом тощо), так і просто для любителів відео.
CATVids працює з усіма типами носіїв, включаючи цифрові відеодиски, стрічки VHS та лазерні диски, а у створюваному нею каталозі можуть фігурувати не тільки професійні фільми, але й будь-які інші відеозаписи, що представляють для користувача інтерес. Програма дозволяє враховувати широкий діапазон інформації: назва відеозапису, формат, рік випуску, видавець, дата придбання, ціна, рейтинг користувача і т.п. За бажання можна також зберігати в базі обкладинки відеодисків та портрети акторів. Програму нескладно налаштувати під конкретного користувача: можна змінити назви полів, непотрібні поля приховати, а відсутні, навпаки, додати. Для прискорення та спрощення процесу заповнення відеобази у програмі передбачена можливість завантаження інформації про відомі фільми з Інтернету.
Основне завдання управління подібною базою — прискорення пошуку даних щодо конкретного відеозапису, для чого в системі передбачено запровадження категорій, фільтрація, багаторівневе сортування та кілька варіантів пошуку. Однак дані бази побічно можуть застосовуватися і для інших цілей, наприклад, при формуванні звітності, для чого нескладно скористатися генератором звітів, при розміщенні інформації про асортимент відеопродукції, наприклад, на web-сайті — для цього підтримується експорт даних у HTML-формат тощо.
Розробник: Ventis Media, Inc.
Розмір дистрибутива: 4,55 Мбайт
Спосіб поширення: MediaMonkey Standard - freeware (http://mediamonkey.ord.cachenetworks.com/MediaMonkey_Setup_2_5_1.exe), MediaMonkey Gold - shareware
Ціна: MediaMonkey Gold - 29,95 дол.
Робота під управлінням: Windows 98/Me/NT/2000/XP
MediaMonkey - зручний і багатофункціональний музичний органайзер, який орієнтований на власників великих музичних колекцій і по праву вважається одним з кращих додатків. Програма дозволяє каталогізувати аудіофайли форматів OGG, WMA, MPC, FLAC, APE, WAV та MP3, які можуть бути як на жорсткому диску, так і на CD-дисках і в локальної мережі. Вона відрізняється зручним, інтуїтивно зрозумілим і витонченим інтерфейсом, компактним розміром (порівняно з аналогічними за функціями додатками) і дуже високою швидкістюроботи - все це в комплексі забезпечує можливість легкого та ефективного керування навіть дуже великими музичними колекціями в 50 тис. і більше файлів.
MediaMonkey швидко знайде (на дисках, у локальній мережі та в Інтернеті) музичні файли та автоматично розподілить їх по папках, орієнтуючись на місце дислокації файлів, ім'я виконавця, назву альбому, рік, тип мелодії та інші параметри, що забезпечить надалі зручний доступ до будь-якої мелодії бібліотеки. Вбудований навігатор надає можливість зручного перегляду файлів з їх сортуванням та фільтрацією, дозволяючи за необхідності редагувати дані, що зберігаються в ID3-тегах. За допомогою MediaMonkey пошук відрізняється зручністю та широтою функцій — можливий пошук на ім'я виконавця, назві композиції та/або альбому та іншої інформації, що зберігається в ID3-тегах, а також за розміром файлу, довжиною аудіозапису та рядом інших характеристик. Інтеграція з Winamp, включаючи підтримку Winamp-плагінів, забезпечує прослуховування аудіофайлів у звичному режимі, крім того, MediaMonkey може самостійно відтворювати музику, причому з автоматичним вирівнюванням рівня гучності мелодій, що програються. Підтримка роботи з плей-листами, які можуть містити до кількох тисяч пісень, що мають різну дислокацію, дозволяє завжди мати під рукою музичний репертуар на будь-який випадок. Крім того, MediaMonkey дозволяє записувати CD-диски завдяки інтеграції з Nero Burning Rom, конвертувати музичні файли в потрібний формат за допомогою вбудованого звукового конвертора, знаходити файли, що повторюються, і синхронізувати бібліотеку на комп'ютері з iPods та іншими портативними звуковими пристроями.
Програма представлена у двох редакціях: безкоштовній – MediaMonkey Standard та платній – MediaMonkey Gold. Остання доповнена можливістю автоматичного оновлення бібліотеки та синхронізацією з портативними пристроями, розширеними режимами пошуку та фільтрації, підтримкою роботи з віртуальними CD-дисками та наявністю sleep-режиму.
Розробник: Picajet.com
Розмір дистрибутива: 5,45 Mбайт
Спосіб поширення: shareware (15-денна демонстраційна версія - http://www.picajet.com/en/index.php?page=download)
Ціна: 39,95 дол.
Робота під управлінням: Windows 9x/Me/NT/2000/XP
PicaJet — зручний інструмент для швидкої каталогізації фотографій, що дозволяє імпортувати і каталогізувати фотографії як з цифрової камери або зі сканера, так і на жорсткому диску або на CD- і DVD-дисках. Фотографії розбиваються за категоріями, до кожної з яких може належати довільна кількість фотографій. Зручне динамічне масштабування забезпечує автоматичну зміну масштабу зображення фотографій і робить їх перегляд більш зручним. Фотографії можуть мати опис та рейтинг — обидва показники будуть відображатися під фотографією під час її перегляду. Крім того, автоматично знімки об'єднуються в групи за різними ознаками: датою, рейтингом, джерелом імпорту.
Режим розширеного пошуку дозволяє швидко визначати місцезнаходження фотографій відповідно до будь-якого критерію пошуку. За промовчанням пошук виконується лише за описом знімка, категорії або імені файлу — у такому разі відображаються всі знайдені фотографії без угруповання. За бажанням можна шукати знімки лише у відібраному списку категорій. Однак досить часто зручніше враховувати при пошуку той чи інший варіант угруповання та шукати знімки відповідно до заданого критерію, але в межах конкретної групи. PicaJet підтримує сортування зображень за рейтингом, описом, розміром файлу, датою імпорту та цілою серією інших показників, що може прискорити процес пошуку потрібних знімків, а також дозволяє виконувати пошук дублікатів.
У переліку можливостей програми — автоматична корекція яскравості, контрастності та освітленості та можливість обрізання та поворотів зображень, а вбудований режим швидкої корекції дозволяє здійснювати дані операції щодо одразу цілої групи зображень. При необхідності в програмі може бути виконане конвертування зображень в один із основних графічних форматів (JPG, BMP, TIFF, GIF, PNG, TGA) із заданим ступенем стиснення.
Серед додаткових можливостей PicaJet Photo Album — резервування створеного фотоальбому на CD- або DVD-диск, надання до нього онлайнового доступу та надсилання окремих зображень з автоматичним коригуванням розміру їх файлів електронною поштою.
Навіщо потрібен високошвидкісний і необмежений трафіку інтернет? Якщо ви, не замислюючись, дайте відповідь: "щоб качати фільми", тоді цей огляд написаний саме для вас. На щастя, швидкість з'єднання з інтернетом, при якій фільм виявляється на жорсткому диску лише за кілька хвилин, вже давно перестала бути рідкістю, завдяки чому завжди можна швидко знайти свіженьке кіно для сьогоднішнього вечора, якщо по телевізору не показують нічого, що стоїть. А що робити з фільмом, коли його переглянуто? Мабуть є три варіанти: видалити, залишити валятися на жорсткому диску або записати на CD/DVD. Якщо найчастіше ви вдаєтеся до другого чи третього варіантів, то, напевно, дуже скоро зіткнетеся з проблемою, яка рано чи пізно наздоганяє будь-якого колекціонера: як не заплутатися у всьому цьому багатстві? Як пригадати, чи є у вашій колекції той чи інший фільм і якщо так, то де його виявити? На всі ці питання допоможуть відповісти програми-каталогізатори фільмів. Оскільки вибір подібного програмного забезпеченнядосить великий, у цьому огляді ми обмежилися лише декількома утилітами, відібраними нами за двома критеріями: наявність російського інтерфейсу та безкоштовний статус.
Інтерфейс Movienizer сильно нагадує браузер, а робота з базою даних найбільше схожа на навігацію по веб-сайту. Використовуючи панель інструментів, можна швидко відкрити початкову сторінку програми, повернутися до сторінок фільмів, які були переглянуті раніше, відкрити вікно пошуку, програти фільм зовнішнім або вбудованим плеєром і т.д.
На початковій сторінці програми можна побачити загальну кількість фільмів та персоналій у базі даних, швидко перейти до останніх доданих або останніх змінених фільмів, здійснити пошук. У робочій області програми розміщується текстова інформація щодо фільмів, графіка (кадри, обкладинки та ін.), а також посилання. Саме останні постійно змушують думати, що ви працюєте в інтернеті, а не з офлайновою базою даних. Посилання створюються автоматично при додаванні різної інформації про фільми. Наприклад, при введенні відомостей про рік виходу фільму цифри автоматично перетворюються на посилання. Клацніть по ній - і ви опиняєтеся на сторінці, де зібрані всі фільми, випущені цього року. Те саме стосується всіх персоналій, які брали участь у створенні фільму, - акторів, режисерів, сценаристів тощо. Жанри також представлені у вигляді посилань. Колекція відображається у вигляді алфавітного списку на спеціальній вузькій панелі у лівій частині вікна програми. За бажанням користувача можна переглядати всі фільми або тільки ті, назви яких починаються на вибрану літеру алфавіту. Колекція може бути представлена і у вигляді деревоподібної структури. На сторінці кожного фільму є кілька зручних клавіш, які допомагають керувати колекцією. З їхньою допомогою можна вказати, що цей фільм в даний момент знаходиться в колекції або відданий приятелю, що він розшукується, що він вже був переглянутий, а також, що ви його готові продати.
Додавання фільмів реалізовано досить зручно. Можна додавати їх за назвою, штрих-кодом, а також вказувати програмі шлях до файлу на диску або вставляючи DVD в привод. Оскільки Movienizer працює з кількома великими російськомовними онлайновими базами фільмів, то один із самих зручних способівдодавання фільмів – за назвою. Достатньо ввести одне або кілька слів, які зустрічаються в назві, і програма намагатиметься отримати всю інформацію про стрічку з Інтернету. Пошук займає кілька хвилин, після чого ви зможете побачити знайдені фільми, які повністю або частково відповідають запиту.
Вибравши один з них, ви повинні ще трохи почекати, поки буде виконано завантаження даних. При необхідності можна налаштувати деякі параметри завантаження даних, наприклад, максимальна кількість зображень, максимальна кількість символів в описі тощо.
EMDB буде цікава насамперед тим, хто колекціонує зарубіжні фільми. Справа в тому, що програма працює з однією-єдиною онлайновою базою даних – IMDB.com. Це – база, в якій описи всіх фільмів (навіть вітчизняних) представлені на англійській мовіТому інформацію російською доводиться додавати в картки фільмів вручну. В EMDB передбачено чимало полів для введення інформації. Можна вказати носій, на який записаний фільм, мови, якими для нього є субтитри, наявність меню та бонусів на DVD. Якщо у вашій колекції переважають ріпи, то можна вказати шлях до файлу на диску, також джерело, з якого зроблено конвертування - DVD, Blu-ray, відеокасета і т.д. Для кожного фільму передбачені поля, за допомогою яких можна вказати, що фільм переглянутий, є в колекції або що ви хочете його придбати. У головному вікні програми за промовчанням відображається список усіх фільмів у колекції, однак за бажанням можна, наприклад, відобразити лише ті, які ще не були переглянуті, або ті, які ви збираєтеся купити. В цілому, гнучка настройка інтерфейсу – це одна із сильних сторін EMDB. Виведення інформації в головному вікні можна налаштувати на власний розсуд, вибравши як колірну схему, так і те, які дані будуть відображатися. У програмі є менеджер прокату, завдяки чому з її допомогою можна вести облік дисків, які ви на якийсь час віддали друзям. EMDB запам'ятовує, коли диски були позичені та віддані назад, і веде історію прокату. Зрештою, варто відзначити і таку важливу можливість, як резервне копіювання даних. Вона знадобиться, перш за все, в тому випадку, якщо ви хочете перенести базу фільмів на інший комп'ютер або перевстановити систему. Резервне копіюванняможе виконуватися в ручному режимі, а також автоматично – щотижня або щомісяця.
Інтерфейс програми представлений у вигляді таблиці, що включає кілька стовпців: назва фільму, його номер у колекції, наявність опису, наявність графіки та ін. Відображенням стовпців можна керувати, приховуючи або, навпаки, виводячи цікаву для вас інформацію. Зручно, що з кожного зі стовпців можна виконувати сортування. Для швидкого пошуку фільмів у колекції можна використовувати фільтри та категорії. Користувач може створити фільтри, використовуючи будь-яку інформацію про фільм: рік виходу на екрани, жанр, наявність опису, кодек, який використовується для стиснення відео та ін. Щодо категорій, то вони відображаються у головному вікні програми у вигляді дерева. Категорії можуть бути створені на основі таких критеріїв як переглянутий/непереглянутий фільм, улюблений фільм, відданий на час приятелю, і т.д. Створювати категорії можна вручну. Один і той самий фільм може бути віднесений до кількох категорій. Як і інші каталогізатори, ArchiVid підтримує роботу з онлайн базами даних, що спрощує заповнення карток фільмів. Незважаючи на те, що програма працює з кількома великими базами, може статися, що потрібного вам фільму не виявиться в жодній з них. У цьому випадку можна скористатися однією із зручних можливостей програми - швидким пошуком фільму в пошуковій системі Google за його назвою.
Робота з документами забирає у користувачів, особливо офісних співробітників, дуже багато часу. Адже існує чимало програм, що дозволяють суттєво оптимізувати ручну працю під час роботи з документами шляхом автоматизації деяких процесів. Багато таких рішень прості в застосуванні, дуже зручні і недорогі, а тому доступні широкому колу користувачів. Про такі програми і йтиметься у цій статті.
Користувачам, яким доводиться мати справу з великою кількістю електронних документів, добре знайома ситуація, коли, незважаючи на сувору систему каталогів і підкаталогів, на пошуки потрібного документа йде чимало часу. Один із варіантів вирішення даної проблеми - використання спеціальної програми-каталогізатора, основне завдання якої полягає в упорядковуванні та розсортуванні даних, що в результаті забезпечує швидкий пошук потрібної інформації. Таких каталогізаторів на ринку представлено безліч, і всі вони спрямовані на каталогізацію або дисків, папок і файлів, або якоїсь вузькоспеціалізованої інформації (фільмів, монет, марок тощо). Для каталогізації документів підійде будь-який універсальний каталогізатор, що дозволяє каталогізувати папки та файли різних типів. Найкращим серед подібних рішень вважається пакет WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), проте він досить дорогий, а його можливості для багатьох користувачів явно надмірні. Більшості буде досить скористатися пакетом WinCatalog Standard.
Іншим способом є об'єднання пов'язаних між собою документів у складні ієрархічно структуровані документи, що зберігаються всередині файлів даних, відповідних цим структурам. У подібних структурованих документах набагато зручніше орієнтуватися і знаходити потрібну інформацію завдяки структуризації, так і розширеним можливостям пошуку всередині документа. Крім того, подібне структурування дозволяє здійснювати зовнішній пошук і шукати документи за фрагментами тексту, що входить до них. Наприклад, для створення ієрархічно структурованих документів призначений пакет Maple.
Розробник: WinCatalog.com
Розмір дистрибутива: 1,62 Мбайт
Робота під управлінням: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP
Спосіб поширення: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)
Ціна: 200 руб.
WinCatalog Standard є зручним у роботі багатофункціональним каталогізатором зі зрозумілим російськомовним інтерфейсом (рис. 1). Пакет дозволяє каталогізувати дані з будь-яких носіїв інформації, які можуть бути підключені до комп'ютера: дискет, жорстких та мережевих дисків, звичайних CD- та аудіодисків, Zip-дисків тощо. З його допомогою можна розсортувати та впорядкувати будь-які папки та файли незалежно від їхнього місцезнаходження. Вносити дані в каталог можна як вручну (відразу у віртуальні папки), так і шляхом сканування дисків (включаючи Zip-архіви, що знаходяться там) - в такому випадку вилучені з дисків папки та файли для зручності орієнтації краще потім розсортувати за віртуальними папками, що завдяки підтримці операції drag&drop не займе багато часу.
Рис. 1. Інтерфейс WinCatalog Standard
Загальне управління каталогом здійснюється легко та зручно. Розбиття даних по тематичним папкам значно спрощує орієнтацію, а розміщення папок і вкладених у них елементів неважко змінити звичайним перетягуванням. Розширений пошук (на ім'я, коментар, розмір і дату зміни; рис. 2), що підтримує булеві операції та можливість вибору конкретної папки для пошуку, а також враховує ключові слова (їх можна завбачливо додавати до окремих елементів каталогу), дозволяє швидко знайти потрібний документ , а пошук дублікатів - видалити з колекції елементи, що повторюються. Експорт усієї або частини каталогу документації в CVS-файл забезпечує можливість обробки даних в іншому додатку (наприклад, у MS Excel), а експорт у HTML-файл зручний для друку каталогу.
Рис. 2. Пошук документів у WinCatalog Standard
Розробник: Crystal Office Systems
Розмір дистрибутива: Maple – 5,3 Мбайт, Maple Professional – 5,89 Мбайт
Робота під управлінням: Windows (всі версії)
Спосіб поширення: shareware (30-денна демо-версія: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)
Ціна: Maple - 21,95 дол., Maple Professional - 30,95 дол.
Maple – зручний у застосуванні менеджер документів, який дозволяє об'єднувати різнопланові матеріали в ієрархічні структури та отримувати у результаті структуровані документи: бізнес-плани, звіти, аналітичні записки, брошури тощо. У таких ієрархічних деревах документів різнопланова інформація представлена наочно, а знайти будь-який документ набагато простіше, ніж при стандартній каталогізації. Для перегляду створених у Maple документів необхідний спеціальний переглядач Maple Reader, який можна безкоштовно завантажити за адресою: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 Мбайт). Пакет відрізняється дружнім інтерфейсом (рис. 3) і настільки простий у вивченні, що навіть відсутність російськомовної локалізації програми для більшості користувачів не стане перешкодою, а тому дане рішенняможна рекомендувати найширшій аудиторії.
Рис. 3. Інтерфейс програми Maple
Менеджер представлений у двох версіях: базової Maple та розширеної Maple Professional. До принципових відмінностей розширеної версії варто віднести наявність таких додаткових функцій, як пошук документів, перевірка граматики, шифрування файлів та резервування ієрархічних структур.
Основа будь-якого документа в Maple - ієрархічне дерево вузлів, рівень вкладеності підвузлів у якому, як і їх кількість, не обмежений. Кожен вузол є окремим документом, що містить не тільки текст (набраний безпосередньо, вставлений з буфера обміну або імпортований з документів у форматах RTF, DOC, WRI та HTML), а й табличний матеріал, графіки, посилання на базові фрагменти підсумкового документа або файли та т.п. При оформленні документів передбачено застосування стандартного набору функцій для роботи з текстом: зміна типу та розміру шрифту, створення списків, оформлення абзаців, використання стилів та ін. англійською, а й російською мовою. Вбудована система резервування забезпечує можливість створення стислих резервних копій ієрархічних документів (у форматах ZIP та CAB). Вбудований майстер шифрування допомагає зашифрувати конфіденційні документи із застосуванням криптографічного алгоритму Blowfish. А пошуковий модуль Finder дозволяє швидко знайти потрібні документи за фрагментом імені, автором, коментарями, змістом (рис. 4) і т.п.
Рис. 4. Пошук документів по вмісту
в них тексту в Maple
Технологія комп'ютерної підготовки документів передбачає, що створені документи надалі неодноразово використовуються. Наприклад, при розробці нового документа вам можуть знадобитися один-два абзаци із вчорашнього документа або новий документ взагалі є копією старого, але зі зміненою змінною інформацією тощо.
На жаль, користувач далеко не завжди може згадати, як називався створений позавчора важливий документ, а часом і не має уявлення про те, де його шукати. Звичайно, потрібно давати документам значні імена і зберігати їх, дотримуючись чіткої каталогізації, але, на жаль, буває й інакше, провиною чому поспіх, дзвінки, що відволікають, і т.п. В результаті на пошуки необхідного документа може піти багато дорогоцінного часу - адже зовсім не факт, що вам вдасться відкрити його через перелік посилань Windows до останніх документів, доступних через меню «Пуск». Справа в тому, що цей список:
Є ще одна проблема - передбачений у Windows список недавніх документів є одним із каналів витоку конфіденційних даних, оскільки за ним будь-який користувач (зокрема зловмисник) може зорієнтуватися щодо характеру комп'ютерної діяльності власника. Тому список рекомендується регулярно очищати, наприклад за допомогою утиліт для видалення з диска «сміттєвих» даних. У результаті складається, здавалося б, парадоксальна ситуація: якщо користувач регулярно знищує інформацію про документи, що нещодавно використовуються, з метою безпеки, то він позбавляється швидкого доступу до них, а в іншому випадку ризикує стати жертвою зловмисників. Однак вихід є – можна скористатися спеціалізованою утилітою ActualDoc, яка розширює можливості Windows щодо роботи з останніми документами.
Якщо ж потрібний документ був створений вже давно і тому ніяк не може фігурувати в списку документів, що недавно відкривалися (як вбудованому в Windows, так і в списку ActualDoc), то доведеться вдатися до його пошуку. Тут виникає інша проблема - як правило, користувач не пам'ятає імені документа (як і дати його створення), зате знає, які ключові слова зустрічаються в тексті. Отже, потрібно шукати документ за фрагментами тексту, що входить до нього - на жаль, це завдання хоч і можна вирішити вбудованими засобами Windowsабо, наприклад, Word, але дуже посередньо. І справа не тільки в тому, що такий пошук не зовсім очевидний і виконується повільно – іноді з цим можна змиритись. Набагато важливіше, що далеко не всі файли виявляться знайденими - морфологічні особливості російської мови при пошуку враховуватися не будуть, тому залишаться не знайденими файли, в яких слова мають інше відмінкове закінчення. У той же час спеціалізовані пошукові утиліти, такі як "Шучка" (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), "Архіваріус 3000" та Phoenix Search (http http://indexlab.net/), можуть швидко знайти потрібні документи незалежно від їхнього розташування. Найбільш привабливим серед названих рішень щодо співвідношення «ціна/якість» нам видається пакет «Архіваріус 3000».
Розробник: Flexigen Software
Розмір дистрибутива: Standard – 4,1 Мбайт, Professional – 3,6 Мбайт
Робота під управлінням: Windows 2000/XP/2003/Vista
Спосіб поширення: Standard – freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional – shareware (14-денна демо-версія – http://www.flexigensoft.com/files/download/ actualdoc.exe)
Ціна: Standard - безкоштовно, Professional - 19,95 дол.
ActualDoc - менеджер останніх документів, що запам'ятовує документи і забезпечує швидкий і безпечний доступ до них. Програма відрізняється простотою та інтуїтивністю, має дружній інтерфейс з підтримкою російської мови (рис. 5) і практично не вимагатиме часу на освоєння, тим більше що супроводжується вичерпною довідковою системою, а тому може стати незамінним інструментом як для професіоналів, так і для домашніх користувачів.
Рис. 5. Інтерфейс програми ActualDoc
ActualDoc веде облік завантаження необмеженої кількості документів протягом зазначеного користувачем терміну (за замовчуванням - 60 днів), підтримує понад 40 форматів файлів (текстові та графічні файли, документи MS Office та HTML-документи, PDF-файли та ін.) та дозволяє швидко завантажити будь-який із них. Знайти у середовищі програми потрібний документ – не проблема. Якщо згорток запам'ятовуваних нею документів порівняно невеликий, можна вибрати документ прямо зі списку. В іншому випадку розумніше попередньо обмежити список можливих претендентів шляхом його фільтрації (можлива фільтрація за часом прому інтервалу, по розширенню і категорії) або провести пошук на ім'я документа (у загальному вигляді) або за фрагментом тексту, що входить до нього (щоправда, пошук за російським текстом не завжди вдалий). Є й інший спосіб швидко відкрити потрібний документ - через вбудовані закладки (такі ж, як у Internet Explorer; Рис. 6), які можуть бути призначені окремим документам, що часто використовуються, і істотно прискорюють доступ до них, оскільки необхідність пошуку відпадає. Вибраний документ надається доступним у вбудованому переглядачі - для перегляду, пошуку та копіювання, а також у зовнішній програмі - для редагування і може використовуватися для повної переробки, вибіркового копіювання з нього інформації або для надсилання документа електронною поштою. При цьому сам список документів може бути захований від сторонніх очей і захищений паролем - у цьому випадку файли, що нещодавно використовуються, не будуть відображатися в меню Пуск -> Документи.
Рис. 6. Відкриття документа через закладку
у ActualDoc
Пакет поставляється у двох версіях: безкоштовної базової Standard та платної Professional. Можливості безкоштовної версіїне дозволяють переглядати документи у вбудованих переглядачах, використовувати функцію пошуку (в результаті шукати документи можна лише візуально, переглядаючи повний або відфільтрований список), створювати користувацькі категорії та редагувати закладки.
Розробник: Likasoft
Розмір дистрибутива: 3 Мбайт
Робота під управлінням: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista
Спосіб поширення: shareware (30-денна демо-версія - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)
Ціна:студентська ліцензія – 195 руб., персональна ліцензія – 295 руб., комерційна ліцензія – 900 руб.
« Архіваріус 3000» - це оптимальне рішення для швидкого пошуку документів 18 різними мовами (включаючи російську, англійську, німецьку та французьку), орієнтоване на широке коло користувачів. Програма забезпечує миттєвий доступ до документів, що знаходяться на жорсткому диску, мережевих та знімних дисках (CD, DVD, ZIP та ін.), та може працювати з усіма популярними типами документів (PDF-файлами, документами MS Office, текстовими файлами тощо) .). Вона вміє шукати в архівах (ZIP, RAR та ін.), у поштових повідомленнях (Outlook, Outlook Express, The Bat! та ін.) і вкладених у них файлах. Крім того, підтримується пошук у базах даних Lotus Notes та Lotus Domino та в базах повідомлень ICQ, Odigo IM та Miranda IM.
Поряд із звичайним пошуком за ключовим словом або за набором ключових слів, програма підтримує режим розширеного пошуку із застосуванням логічних функцій і може шукати документи не тільки за вмістом, але й по імені файлу, даті зміни, розміру, типу документа, кодуванню та ін. 7). Завдяки повній підтримці унікально, пошук коректно виконується не тільки в документах однією мовою, а й багатомовними (наприклад, з текстом російською та німецькою мовами одночасно). Можливий віддалений пошук документів через Інтернет із подальшим доступом до знайдених документів через будь-який інтернет-браузер, наприклад, через Internet Explorer. Результати пошуку можуть бути представлені в режимі витримок, коли відображаються найбільш значущі (релевантні) фрагменти вибраних документів з підсвічуванням знайдених слів, та в режимі таблиці, коли виводиться коротка інформація про документи (рис. 8), за якою вони можуть бути відсортовані.
Рис. 7. Пошук документів у середовищі «Архіваріус 3000»
Рис. 8. Варіанти подання результатів пошуку
в «Архіваріус 3000»
Підготовка типових документів забирає значну частину часу у тих користувачів, хто за обов'язком служби займається оформленням різноманітної документації у страхових компаніях, банках, нотаріальних конторах, компаніях, що надають різноманітні послуги, тощо. Як правило, такі документи створюються в текстовому редакторі Word на основі спочатку розроблених базових документів, у яких просто замінюється певна змінна інформація. Нічого складного в цьому немає, але при великих обсягах документації неминучі помилки - можна, наприклад, випадково ввести дані не в те місце, де їм потрібно перебувати, або стерти кілька слів документа і т.п. Тому бажано, щоб відкритими для введення були ті поля, у яких мають вводитися дані, а решта текст було заблоковано. Можливість створення таких документів у Word розробниками передбачена. Достатньо розробити серію шаблонів для всіх типових документів, що використовуються в організації, для кожного шаблону заборонити зміну постійних даних (команда Сервіс -> Встановити захист -> Заборонити будь-які зміни, крім введення даних у поля форм) і навчити користувачів створювати документи за шаблонами. Для типових документів, де змінної інформації порівняно небагато, таких шаблонів виявиться цілком достатньо, щоб суттєво прискорити процес підготовки документів та знизити ризик помилок.
Однак на практиці застосовується чимало типових документів, у яких змінна інформація займає до половини обсягу, причому частина змінних даних у тому чи іншому вигляді неодноразово повторюється (рис. 9) – наприклад, п.в.о. у різних відмінках, прописи для введених дат чи сум тощо. У цьому випадку використання Word-шаблонів мало що дає, оскільки заповнення документів навіть через шаблони вимагатиме багато часу, адже всі змінні дані доведеться вводити вручну.
Рис. 9. Приклад документа з великим обсягом
змінної інформації
Є ще одна особливість оформлення типових документів - часто потрібно підготувати не один документ, а відразу кілька (наприклад, для оформлення банківського договору про відкриття депозитарію потрібні три-чотири типи договорів для підпису). Таким чином, ту саму інформацію доводиться вводити в різні документи, на що теж йде багато часу, а ймовірність скоєння помилки при цьому відповідно зростає. Набагато швидше можна оформлювати подібні документи за допомогою спеціалізованих додатків, призначених для автоматизації процесу підготовки типових документів, наприклад таких, як «АвтоДок» або Blitz Document. Дані програми також базуються на застосуванні шаблонів, які, на відміну від звичайних Word-шаблонів, не тільки дозволяють вводити дані у відведені для цього поля (для чого користувачу необхідно заповнити набір форм з даними), а й уміють перетворювати введені дані запрограмованим чином, наприклад можуть замінити число прописом, зробити відмінювання слів і словосполучень по граматичних відмінках тощо. У результаті необхідні документи заповнюються швидко, а кількість помилок, які при цьому можна зробити, виявляється на порядок меншою, ніж при традиційній їх підготовці в Word. Крім того, створення типових документів через спеціалізовані рішення привабливе ще й тим, що всі створені документи автоматично каталогізуються і надалі знайти будь-який з них – не проблема, а від користувача не потрібне знання тонкощів оформлення документації, адже у шаблонах всі юридичні нюанси вже враховані.
Розробник: EleWise
Розмір дистрибутива: 6 Мбайт
Робота під управлінням: Windows 2000/XP/2003
Спосіб поширення: shareware (функціонально обмежена демо-версія - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)
Ціна:"АвтоДок-Персональний" - 1980 руб., "АвтоДок-Сервер" - 2980 руб., "АвтоДок-Клієнт" - 1490 руб.
"АвтоДок" - це програма, що дозволяє автоматизувати та прискорити процес заповнення типових документів за допомогою створених за допомогою MS Word шаблонів та провідна архів документів та записів, зроблених за допомогою цих шаблонів. Процес генерації нових документів у ній гранично автоматизований - достатньо вибрати потрібний бізнес-сценарій із загального списку сценаріїв (під бізнес-сценарієм розуміється налаштований шаблон) та заповнити форму введення з необхідними даними (рис. 10). Створений документ може бути переглянутий, збережений, роздрукований або відкритий Word для подальшого редагування.
Рис. 10. Створення документа за сценарієм «АвтоДок»
Число вбудованих сценаріїв невелике (рис. 11), але може бути розширено за рахунок сценаріїв користувача, процес створення яких докладно і наочно представлений у довідці і повністю контролюється майстром, а тому доступний для більшості користувачів. Розробка нового сценарію передбачає виконання п'яти кроків: введення назви сценарію, створення шаблону, визначення змінних, налаштування та тестування сценарію з його збереженням для подальшого редагування (рис. 12). На перший погляд, деякі складнощі можуть викликати підготовку шаблону, оскільки він повинен бути створений вручну в Word, а це передбачає знання мови створення сценаріїв. Але на практиці все набагато простіше - досить усвідомити, що змінні вводяться у фігурних дужках, а перед ними встановлюється значок $, весь решта тексту друкується звичайним чином (рис. 13). Нові шаблони можуть створюватися не тільки з чистого аркуша, але і на базі існуючих шаблонів або готових документів - у першому випадку потрібно лише змінити налаштування сценарію і протестувати його зі зміненими налаштуваннями, а в другому - відкрити готовий документ, замінити змінну інформацію змінними і вказати його програмі як шаблон. Змінні можуть бути кількох типів, у тому числі що дозволяють:
Створені за бізнес-сценаріями «АвтоДок» документи зберігаються у вигляді чітко структурованих записів, а тому будь-якої миті можна знайти потрібний документ шляхом фільтрації чи пошуку, переглянути його, роздрукувати, перегенерувати чи видалити.
Рис. 11. Вікно «АвтоДок» із переліком вбудованих груп
бізнес-сценаріїв
Рис. 12. Розробка нового сценарію в "АвтоДок"
Рис. 13. Приклад тексту шаблону в "АвтоДок",
в якому фігурують чотири змінні: «число»,
«місяць», «організація» та «п.в.о.»
Програма поставляється у двох версіях: однокористувальницькій - «АвтоДок-Персональний» та розрахованої на багато користувачів (мережевий), представленої двома модулями - «АвтоДок-Сервер» і «АвтоДок-Клієнт». В однокористувацькій версії всі компоненти системи розташовуються на локальному комп'ютері, а в розрахованій на багато користувачів база сценаріїв, шаблонів і записів встановлюється на сервері, а на комп'ютерах ставиться лише клієнтська частина, що дозволяє використовувати всі матеріали «АвтоДок», що зберігаються на сервері.
Розробник: BlitzSoft
Розмір дистрибутива: 991 Кбайт
Робота під управлінням: Windows NT/2000/XP/2003/Vista
Спосіб поширення: shareware (функціонально обмежена демо-версія - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)
Ціна: 500 руб.
Blitz Document – це компактна програма для автоматичного складання типових документів за допомогою шаблонів-сценаріїв. Вона дозволяє швидко генерувати документи на базі вбудованих шаблонів, число яких більше 30 (рис. 14), або сценаріїв користувача, які можна розробляти на базі вбудованих шаблонів або порожніх макетів. Створення документа за готовим сценарієм гранично просто - достатньо вибрати вид сценарію та виконати вказівки майстра, який сумлінно проведе користувача через усі етапи підготовки документа (рис. 15). Готовий документ можна буде переглянути, роздрукувати, редагувати у вбудованому текстовому редакторі (виправляти можна як змінні, так і постійні дані) або відкрити для редагування Word.
Рис. 14. Список вбудованих сценаріїв Blitz Document
Рис. 15. Створення документа за сценарієм
Blitz Document
Розробка створених шаблонів дещо складніша, але теж буде під силу більшості користувачів. Щоправда, освоєння даної можливості потребує деякого часу, оскільки, на жаль, довідкова інформація, що додається до програми, розрахована на достатньо підготовлених користувачів (вона дуже скупа і не містить ні ілюстрацій, ні прикладів). Технічно створення нового шаблону складається з двох етапів: вибір вбудованого шаблону або макета, на підставі якого буде розроблятися новий шаблон, і послідовне коригування постійних і змінних даних, що входять до нього (рис. 16). Постійні дані вводяться в їх реальному вигляді, але не прямо в текст, а через діалогові вікна. Змінна інформація також коригується в ході діалогу і вводиться вже не безпосередньо, а замінюється змінними з підстановковими мітками, оформленими з урахуванням мови опису сценаріїв, що використовується в програмі. Сценарії можуть не лише відображати введений при генерації документа текст, але й змінювати його за допомогою системи команд підстановки даних або їх перетворення. Наприклад, передбачено:
Рис. 16. Розробка нового шаблону на базі макету
у Blitz Document
Створені за допомогою Blitz Document документи зберігаються в структурованих облікових журналах - це дозволяє швидко орієнтуватися в документації та практично миттєво отримувати доступ до потрібних матеріалів, наприклад, щоб їх роздрукувати. Крім того, документи можна групувати у віртуальні справи, що зручно для швидкого доступу до матеріалів, пов'язаних з конкретним суб'єктом або об'єктом, що фігурує в базі.
Користувачам, яким часто доводиться переводити в електронний формат паперові документи (сторінки книги, газети, журналу або факсу), не обійтися без системи розпізнавання символів, або OCR-системи (Optical Character Recognition), призначеної для автоматичного введення текстів паперових документів у комп'ютер. Теоретично можна скористатися програмою FineReader від компанії ABBYY або CuneiForm від Cognitive Technologies - обидві надійні в роботі та відрізняються високою точністю розпізнавання. Але пакет FineReader має спрощену та прийнятну за ціною для домашніх користувачів версію ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, що робить його більш привабливим для широкої аудиторії.
Розробник: ABBYY Software
Розмір дистрибутива: 40,5 Мбайт
Робота під управлінням: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP
Спосіб поширення: shareware (демо-версія FineReader Home Edition відсутня, функціонально обмежена демо-версія FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)
Ціна: FineReader Home Edition – 990 руб., FineReader Professional Edition – 3750 руб.
ABBYY FineReader - ідеальне рішеннядля розпізнавання документів, у яких розпізнається як текст, а й оформлення, що забезпечує точну передачу таблиць, картинок і розбиття тексту колонками (рис. 17). Програма проста у використанні, вміє розпізнавати багатомовні (підтримуються 179 мов) та багатосторінкові документи. Передбачена можливість розпізнавання всього документа або його окремих сторінок. Результат можна зберегти в одному з найпоширеніших форматів: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT або PDF. Можливе покрокове збереження результатів розпізнавання, щоб уникнути помилок. Реалізовано експорт результатів розпізнавання безпосередньо до Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect та Adobe Acrobat. Прискорити перевірку результату допоможе вбудована програма перевірки орфографії (36 мов), а інтеграція з Microsoft Word дозволяє викликати програму прямо з Word, не відволікаючись від роботи з текстом.
Рис. 17. Результат розпізнавання документа
в ABBYY FineReader Home Edition
Програма представлена у двох версіях: FineReader Home Edition, розрахованої на користувачів-початківців, та FineReader Professional Edition, орієнтованої на професіоналів. Професійна версія дозволяє керувати параметрами розпізнавання (міняти режим, здійснювати розпізнавання з навчанням) і відрізняється більш багатим набором функцій розпізнавання (розпізнавання PDF-файлів, знятих цифровим фотоапаратом текстів та ін.). Крім того, в Professional Edition передбачено більше різних форматів збереження, додано можливості розпізнавання штрих-кодів та швидкого розпізнавання скріншотів за допомогою утиліти Screenshot Reader.
Вся технічна документація поставляється сьогодні у форматі PDF, для перегляду документів, в якому застосовується безкоштовна утиліта Adobe Acrobat Reader. Але досить часто виникає необхідність використання фрагментів PDF-файлів при підготовці власних документів або редагуванні матеріалів у PDF-форматі (наприклад, статті, контракту, звіту тощо). У першому випадку потрібно витягти з PDF-файлів фрагменти тексту та/або зображення (теоретично це можна зробити і за допомогою вбудованих засобів Acrobat Reader, але з дуже посереднім результатом). У другому випадку доведеться конвертувати PDF-документи у формат, що редагується (наприклад, у Word-формат) зі збереженням оформлення вихідного документа, що в Acrobat Reader навіть не передбачено. У таких випадках на допомогу прийдуть спеціальні утиліти, з яких найбільш привабливими є пакети ABBYY PDF Transformer і PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Ми розглянемо перший з них - він хоч і дорожчий, зате має російськомовний інтерфейс і дозволяє конвертувати PDF-файли в кілька форматів, що редагуються, причому вміє правильно розпізнавати не тільки англійський, але і російський текст.
Розробник: ABBYY Software
Розмір дистрибутива: 52 Мбайт
Робота під управлінням: Windows 2000 (SP2 або вище)/XP/Server 2003
Спосіб поширення: shareware (15-денна демо-версія - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)
Ціна: 1490 руб.
ABBYY PDF Transformer – утиліта для конвертування PDF-документів у формати документів Microsoft Word (рис. 18), Excel, а також у HTML- та TXT-файли. Пакет відрізняється інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом і дуже простий у використанні, а тому його освоєння виявиться під силу навіть користувачам-початківцям.
ABBYY PDF Transformer вміє конвертувати будь-які PDF-файли, включаючи файли без текстового шару (такі файли найчастіше виходять з відсканованих документів і є зображенням тексту), і коректно обробляє PDF-файли, що містять будь-які комбінації підтримуваних мов (включаючи російську та англійську). Утиліта точно зберігає оформлення вихідного документа (картинки, таблиці, розташування колонок, посилання) і дозволяє управляти варіантами конвертування та збереження. Наприклад, можна чітко визначити області, які мають сприйматися програмою як текст або як зображення (що актуально для PDF-файлів зі складним оформленням), зберегти готовий документ з таким же оформленням, як в оригіналі, або як колонку тексту (з картинками або без - за бажанням) і т.д. При необхідності можливе вибіркове конвертування окремих сторінок або їх фрагментів. Крім того, ABBYY PDF Transformer вміє здійснювати і зворотне конвертування, дозволяючи створювати PDF-файли з документів Microsoft Word, таблиць Excel, презентацій PowerPoint, діаграм Visio та HTML-файлів, а також практично з будь-якої програми, яка підтримує виведення документа на друк (це реалізовано через віртуальний принтер PDF-XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0).
Робота з документами забирає у користувачів, особливо офісних співробітників, дуже багато часу. Адже існує чимало програм, що дозволяють суттєво оптимізувати ручну працю під час роботи з документами шляхом автоматизації деяких процесів. Багато таких рішень прості в застосуванні, дуже зручні і недорогі, а тому доступні широкому колу користувачів. Про такі програми і йтиметься у цій статті.
Користувачам, яким доводиться мати справу з великою кількістю електронних документів, добре знайома ситуація, коли, незважаючи на сувору систему каталогів і підкаталогів, на пошуки потрібного документа йде чимало часу. Один із варіантів вирішення даної проблеми - використання спеціальної програми-каталогізатора, основне завдання якої полягає в упорядковуванні та розсортуванні даних, що в результаті забезпечує швидкий пошук потрібної інформації. Таких каталогізаторів на ринку представлено безліч, і всі вони спрямовані на каталогізацію або дисків, папок і файлів, або якоїсь вузькоспеціалізованої інформації (фільмів, монет, марок тощо). Для каталогізації документів підійде будь-який універсальний каталогізатор, що дозволяє каталогізувати папки та файли різних типів. Найкращим серед подібних рішень вважається пакет WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), проте він досить дорогий, а його можливості для багатьох користувачів явно надмірні. Більшості буде досить скористатися пакетом WinCatalog Standard.
Іншим способом є об'єднання пов'язаних між собою документів у складні ієрархічно структуровані документи, що зберігаються всередині файлів даних, відповідних цим структурам. У подібних структурованих документах набагато зручніше орієнтуватися і знаходити потрібну інформацію завдяки структуризації, так і розширеним можливостям пошуку всередині документа. Крім того, подібне структурування дозволяє здійснювати зовнішній пошук і шукати документи за фрагментами тексту, що входить до них. Наприклад, для створення ієрархічно структурованих документів призначений пакет Maple.
Розробник: WinCatalog.com
Розмір дистрибутива: 1,62 Мбайт
Робота під управлінням: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP
Спосіб поширення: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)
Ціна: 200 руб.
WinCatalog Standard є зручним у роботі багатофункціональним каталогізатором зі зрозумілим російськомовним інтерфейсом (рис. 1). Пакет дозволяє каталогізувати дані з будь-яких носіїв інформації, які можуть бути підключені до комп'ютера: дискет, жорстких та мережевих дисків, звичайних CD- та аудіодисків, Zip-дисків тощо. З його допомогою можна розсортувати та впорядкувати будь-які папки та файли незалежно від їхнього місцезнаходження. Вносити дані в каталог можна як вручну (відразу у віртуальні папки), так і шляхом сканування дисків (включаючи Zip-архіви, що знаходяться там) - в такому випадку вилучені з дисків папки та файли для зручності орієнтації краще потім розсортувати за віртуальними папками, що завдяки підтримці операції drag&drop не займе багато часу.
Рис. 1. Інтерфейс WinCatalog Standard
Загальне управління каталогом здійснюється легко та зручно. Розбиття даних по тематичним папкам значно спрощує орієнтацію, а розміщення папок і вкладених у них елементів неважко змінити звичайним перетягуванням. Розширений пошук (на ім'я, коментар, розмір і дату зміни; рис. 2), що підтримує булеві операції та можливість вибору конкретної папки для пошуку, а також враховує ключові слова (їх можна завбачливо додавати до окремих елементів каталогу), дозволяє швидко знайти потрібний документ , а пошук дублікатів - видалити з колекції елементи, що повторюються. Експорт усієї або частини каталогу документації в CVS-файл забезпечує можливість обробки даних в іншому додатку (наприклад, у MS Excel), а експорт у HTML-файл зручний для друку каталогу.
Рис. 2. Пошук документів у WinCatalog Standard
Розробник: Crystal Office Systems
Розмір дистрибутива: Maple – 5,3 Мбайт, Maple Professional – 5,89 Мбайт
Робота під управлінням: Windows (всі версії)
Спосіб поширення: shareware (30-денна демо-версія: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)
Ціна: Maple - 21,95 дол., Maple Professional - 30,95 дол.
Maple – зручний у застосуванні менеджер документів, який дозволяє об'єднувати різнопланові матеріали в ієрархічні структури та отримувати у результаті структуровані документи: бізнес-плани, звіти, аналітичні записки, брошури тощо. У таких ієрархічних деревах документів різнопланова інформація представлена наочно, а знайти будь-який документ набагато простіше, ніж при стандартній каталогізації. Для перегляду створених у Maple документів необхідний спеціальний переглядач Maple Reader, який можна безкоштовно завантажити за адресою: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 Мбайт). Пакет відрізняється дружнім інтерфейсом (рис. 3) і настільки простий у вивченні, що навіть відсутність російськомовної локалізації програми для більшості користувачів не стане перешкодою, а тому це рішення можна рекомендувати найширшій аудиторії.
Рис. 3. Інтерфейс програми Maple
Менеджер представлений у двох версіях: базової Maple та розширеної Maple Professional. До принципових відмінностей розширеної версії варто віднести наявність таких додаткових функцій, як пошук документів, перевірка граматики, шифрування файлів і резервування ієрархічних структур.
Основа будь-якого документа в Maple - ієрархічне дерево вузлів, рівень вкладеності підвузлів у якому, як і їх кількість, не обмежений. Кожен вузол є окремим документом, що містить не тільки текст (набраний безпосередньо, вставлений з буфера обміну або імпортований з документів у форматах RTF, DOC, WRI та HTML), а й табличний матеріал, графіки, посилання на базові фрагменти підсумкового документа або файли та т.п. При оформленні документів передбачено застосування стандартного набору функцій для роботи з текстом: зміна типу та розміру шрифту, створення списків, оформлення абзаців, використання стилів та ін. англійською, а й російською мовою. Вбудована система резервування забезпечує можливість створення стислих резервних копій ієрархічних документів (у форматах ZIP та CAB). Вбудований майстер шифрування допомагає зашифрувати конфіденційні документи із застосуванням криптографічного алгоритму Blowfish. А пошуковий модуль Finder дозволяє швидко знайти потрібні документи за фрагментом імені, автором, коментарями, змістом (рис. 4) і т.п.
Рис. 4. Пошук документів по вмісту
в них тексту в Maple
Технологія комп'ютерної підготовки документів передбачає, що створені документи надалі неодноразово використовуються. Наприклад, при розробці нового документа вам можуть знадобитися один-два абзаци із вчорашнього документа або новий документ взагалі є копією старого, але зі зміненою змінною інформацією тощо.
На жаль, користувач далеко не завжди може згадати, як називався створений позавчора важливий документ, а часом і не має уявлення про те, де його шукати. Звичайно, потрібно давати документам значні імена і зберігати їх, дотримуючись чіткої каталогізації, але, на жаль, буває й інакше, провиною чому поспіх, дзвінки, що відволікають, і т.п. В результаті на пошуки необхідного документа може піти багато дорогоцінного часу - адже зовсім не факт, що вам вдасться відкрити його через перелік посилань Windows до останніх документів, доступних через меню «Пуск». Справа в тому, що цей список:
Є ще одна проблема - передбачений у Windows список недавніх документів є одним із каналів витоку конфіденційних даних, оскільки за ним будь-який користувач (зокрема зловмисник) може зорієнтуватися щодо характеру комп'ютерної діяльності власника. Тому список рекомендується регулярно очищати, наприклад за допомогою утиліт для видалення з диска «сміттєвих» даних. У результаті складається, здавалося б, парадоксальна ситуація: якщо користувач регулярно знищує інформацію про документи, що нещодавно використовуються, з метою безпеки, то він позбавляється швидкого доступу до них, а в іншому випадку ризикує стати жертвою зловмисників. Однак вихід є – можна скористатися спеціалізованою утилітою ActualDoc, яка розширює можливості Windows щодо роботи з останніми документами.
Якщо ж потрібний документ був створений вже давно і тому ніяк не може фігурувати в списку документів, що недавно відкривалися (як вбудованому в Windows, так і в списку ActualDoc), то доведеться вдатися до його пошуку. Тут виникає інша проблема - як правило, користувач не пам'ятає імені документа (як і дати його створення), зате знає, які ключові слова зустрічаються в тексті. Значить, потрібно шукати документ по фрагментах тексту, що входить до нього - на жаль, це завдання хоч і можна вирішити вбудованими засобами Windows або, наприклад, Word, але дуже посередньо. І справа не тільки в тому, що такий пошук не зовсім очевидний і виконується повільно – іноді з цим можна змиритись. Набагато важливіше, що далеко не всі файли виявляться знайденими - морфологічні особливості російської мови при пошуку враховуватися не будуть, тому залишаться не знайденими файли, в яких слова мають інше відмінкове закінчення. У той же час спеціалізовані пошукові утиліти, такі як "Шучка" (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), "Архіваріус 3000" та Phoenix Search (http http://indexlab.net/), можуть швидко знайти потрібні документи незалежно від їхнього розташування. Найбільш привабливим серед названих рішень щодо співвідношення «ціна/якість» нам видається пакет «Архіваріус 3000».
Розробник: Flexigen Software
Розмір дистрибутива: Standard – 4,1 Мбайт, Professional – 3,6 Мбайт
Робота під управлінням: Windows 2000/XP/2003/Vista
Спосіб поширення: Standard – freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional – shareware (14-денна демо-версія – http://www.flexigensoft.com/files/download/ actualdoc.exe)
Ціна: Standard - безкоштовно, Professional - 19,95 дол.
ActualDoc - менеджер останніх документів, що запам'ятовує документи і забезпечує швидкий і безпечний доступ до них. Програма відрізняється простотою та інтуїтивністю, має дружній інтерфейс з підтримкою російської мови (рис. 5) і практично не вимагатиме часу на освоєння, тим більше що супроводжується вичерпною довідковою системою, а тому може стати незамінним інструментом як для професіоналів, так і для домашніх користувачів.
Рис. 5. Інтерфейс програми ActualDoc
ActualDoc веде облік завантаження необмеженої кількості документів протягом зазначеного користувачем терміну (за замовчуванням - 60 днів), підтримує понад 40 форматів файлів (текстові та графічні файли, документи MS Office та HTML-документи, PDF-файли та ін.) та дозволяє швидко завантажити будь-який із них. Знайти у середовищі програми потрібний документ – не проблема. Якщо згорток запам'ятовуваних нею документів порівняно невеликий, можна вибрати документ прямо зі списку. В іншому випадку розумніше попередньо обмежити список можливих претендентів шляхом його фільтрації (можлива фільтрація за часом прому інтервалу, по розширенню і категорії) або провести пошук на ім'я документа (у загальному вигляді) або за фрагментом тексту, що входить до нього (щоправда, пошук за російським текстом не завжди вдалий). Є й інший спосіб швидко відкрити потрібний документ - через вбудовані закладки (такі ж, як в Internet Explorer; рис. 6), які можуть бути призначені окремим документам, що часто використовуються, і істотно прискорюють доступ до них, так як необхідність пошуку відпадає. Вибраний документ надається доступним у вбудованому переглядачі - для перегляду, пошуку та копіювання, а також у зовнішній програмі - для редагування і може використовуватися для повної переробки, вибіркового копіювання з нього інформації або для надсилання документа електронною поштою. При цьому сам список документів може бути захований від сторонніх очей і захищений паролем - у цьому випадку файли, що нещодавно використовуються, не будуть відображатися в меню Пуск -> Документи.
Рис. 6. Відкриття документа через закладку
у ActualDoc
Пакет поставляється у двох версіях: безкоштовної базової Standard та платної Professional. Можливості безкоштовної версії не дозволяють переглядати документи у вбудованих браузерах, використовувати функцію пошуку (в результаті шукати документи можна лише візуально, переглядаючи повний або відфільтрований список), створювати користувацькі категорії та редагувати закладки.
Розробник: Likasoft
Розмір дистрибутива: 3 Мбайт
Робота під управлінням: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista
Спосіб поширення: shareware (30-денна демо-версія - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)
Ціна:студентська ліцензія – 195 руб., персональна ліцензія – 295 руб., комерційна ліцензія – 900 руб.
« Архіваріус 3000» - це оптимальне рішення для швидкого пошуку документів 18 різними мовами (включаючи російську, англійську, німецьку та французьку), орієнтоване на широке коло користувачів. Програма забезпечує миттєвий доступ до документів, що знаходяться на жорсткому диску, мережевих та знімних дисках (CD, DVD, ZIP та ін.), та може працювати з усіма популярними типами документів (PDF-файлами, документами MS Office, текстовими файлами тощо) .). Вона вміє шукати в архівах (ZIP, RAR та ін.), у поштових повідомленнях (Outlook, Outlook Express, The Bat! та ін.) і вкладених у них файлах. Крім того, підтримується пошук у базах даних Lotus Notes та Lotus Domino та в базах повідомлень ICQ, Odigo IM та Miranda IM.
Поряд із звичайним пошуком за ключовим словом або за набором ключових слів, програма підтримує режим розширеного пошуку із застосуванням логічних функцій і може шукати документи не тільки за вмістом, але й по імені файлу, даті зміни, розміру, типу документа, кодуванню та ін. 7). Завдяки повній підтримці унікально, пошук коректно виконується не тільки в документах однією мовою, а й багатомовними (наприклад, з текстом російською та німецькою мовами одночасно). Можливий віддалений пошук документів через Інтернет із подальшим доступом до знайдених документів через будь-який інтернет-браузер, наприклад, через Internet Explorer. Результати пошуку можуть бути представлені в режимі витримок, коли відображаються найбільш значущі (релевантні) фрагменти вибраних документів з підсвічуванням знайдених слів, та в режимі таблиці, коли виводиться коротка інформація про документи (рис. 8), за якою вони можуть бути відсортовані.
Рис. 7. Пошук документів у середовищі «Архіваріус 3000»
Рис. 8. Варіанти подання результатів пошуку
в «Архіваріус 3000»
Підготовка типових документів забирає значну частину часу у тих користувачів, хто за обов'язком служби займається оформленням різноманітної документації у страхових компаніях, банках, нотаріальних конторах, компаніях, що надають різноманітні послуги, тощо. Як правило, такі документи створюються в текстовому редакторі Word на основі спочатку розроблених базових документів, в яких просто замінюється певна змінна інформація. Нічого складного в цьому немає, але при великих обсягах документації неминучі помилки - можна, наприклад, випадково ввести дані не в те місце, де їм потрібно перебувати, або стерти кілька слів документа і т.п. Тому бажано, щоб відкритими для введення були ті поля, у яких мають вводитися дані, а решта текст було заблоковано. Можливість створення таких документів у Word розробниками передбачена. Достатньо розробити серію шаблонів для всіх типових документів, що використовуються в організації, для кожного шаблону заборонити зміну постійних даних (команда Сервіс -> Встановити захист -> Заборонити будь-які зміни, крім введення даних у поля форм) і навчити користувачів створювати документи за шаблонами. Для типових документів, де змінної інформації порівняно небагато, таких шаблонів виявиться цілком достатньо, щоб суттєво прискорити процес підготовки документів та знизити ризик помилок.
Однак на практиці застосовується чимало типових документів, у яких змінна інформація займає до половини обсягу, причому частина змінних даних у тому чи іншому вигляді неодноразово повторюється (рис. 9) – наприклад, п.в.о. у різних відмінках, прописи для введених дат чи сум тощо. У цьому випадку використання Word-шаблонів мало що дає, оскільки заповнення документів навіть через шаблони вимагатиме багато часу, адже всі змінні дані доведеться вводити вручну.
Рис. 9. Приклад документа з великим обсягом
змінної інформації
Є ще одна особливість оформлення типових документів - часто потрібно підготувати не один документ, а відразу кілька (наприклад, для оформлення банківського договору про відкриття депозитарію потрібні три-чотири типи договорів для підпису). Таким чином, ту саму інформацію доводиться вводити в різні документи, на що теж йде багато часу, а ймовірність скоєння помилки при цьому відповідно зростає. Набагато швидше можна оформлювати подібні документи за допомогою спеціалізованих додатків, призначених для автоматизації процесу підготовки типових документів, наприклад таких, як «АвтоДок» або Blitz Document. Дані програми також базуються на застосуванні шаблонів, які, на відміну від звичайних Word-шаблонів, не тільки дозволяють вводити дані у відведені для цього поля (для чого користувачу необхідно заповнити набір форм з даними), а й уміють перетворювати введені дані запрограмованим чином, наприклад можуть замінити число прописом, зробити відмінювання слів і словосполучень по граматичних відмінках тощо. У результаті необхідні документи заповнюються швидко, а кількість помилок, які при цьому можна зробити, виявляється на порядок меншою, ніж при традиційній їх підготовці в Word. Крім того, створення типових документів через спеціалізовані рішення привабливе ще й тим, що всі створені документи автоматично каталогізуються і надалі знайти будь-який з них – не проблема, а від користувача не потрібне знання тонкощів оформлення документації, адже у шаблонах всі юридичні нюанси вже враховані.
Розробник: EleWise
Розмір дистрибутива: 6 Мбайт
Робота під управлінням: Windows 2000/XP/2003
Спосіб поширення: shareware (функціонально обмежена демо-версія - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)
Ціна:"АвтоДок-Персональний" - 1980 руб., "АвтоДок-Сервер" - 2980 руб., "АвтоДок-Клієнт" - 1490 руб.
"АвтоДок" - це програма, що дозволяє автоматизувати та прискорити процес заповнення типових документів за допомогою створених за допомогою MS Word шаблонів та провідна архів документів та записів, зроблених за допомогою цих шаблонів. Процес генерації нових документів у ній гранично автоматизований - достатньо вибрати потрібний бізнес-сценарій із загального списку сценаріїв (під бізнес-сценарієм розуміється налаштований шаблон) та заповнити форму введення з необхідними даними (рис. 10). Створений документ може бути переглянутий, збережений, роздрукований або відкритий Word для подальшого редагування.
Рис. 10. Створення документа за сценарієм «АвтоДок»
Число вбудованих сценаріїв невелике (рис. 11), але може бути розширено за рахунок сценаріїв користувача, процес створення яких докладно і наочно представлений у довідці і повністю контролюється майстром, а тому доступний для більшості користувачів. Розробка нового сценарію передбачає виконання п'яти кроків: введення назви сценарію, створення шаблону, визначення змінних, налаштування та тестування сценарію з його збереженням для подальшого редагування (рис. 12). На перший погляд, деякі складнощі можуть викликати підготовку шаблону, оскільки він повинен бути створений вручну в Word, а це передбачає знання мови створення сценаріїв. Але на практиці все набагато простіше - досить усвідомити, що змінні вводяться у фігурних дужках, а перед ними встановлюється значок $, весь решта тексту друкується звичайним чином (рис. 13). Нові шаблони можуть створюватися не тільки з чистого аркуша, але і на базі існуючих шаблонів або готових документів - у першому випадку потрібно лише змінити налаштування сценарію і протестувати його зі зміненими налаштуваннями, а в другому - відкрити готовий документ, замінити змінну інформацію змінними і вказати його програмі як шаблон. Змінні можуть бути кількох типів, у тому числі що дозволяють:
Створені за бізнес-сценаріями «АвтоДок» документи зберігаються у вигляді чітко структурованих записів, а тому будь-якої миті можна знайти потрібний документ шляхом фільтрації чи пошуку, переглянути його, роздрукувати, перегенерувати чи видалити.
Рис. 11. Вікно «АвтоДок» із переліком вбудованих груп
бізнес-сценаріїв
Рис. 12. Розробка нового сценарію в "АвтоДок"
Рис. 13. Приклад тексту шаблону в "АвтоДок",
в якому фігурують чотири змінні: «число»,
«місяць», «організація» та «п.в.о.»
Програма поставляється у двох версіях: однокористувальницькій - «АвтоДок-Персональний» та розрахованої на багато користувачів (мережевий), представленої двома модулями - «АвтоДок-Сервер» і «АвтоДок-Клієнт». В однокористувацькій версії всі компоненти системи розташовуються на локальному комп'ютері, а в розрахованій на багато користувачів база сценаріїв, шаблонів і записів встановлюється на сервері, а на комп'ютерах ставиться лише клієнтська частина, що дозволяє використовувати всі матеріали «АвтоДок», що зберігаються на сервері.
Розробник: BlitzSoft
Розмір дистрибутива: 991 Кбайт
Робота під управлінням: Windows NT/2000/XP/2003/Vista
Спосіб поширення: shareware (функціонально обмежена демо-версія - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)
Ціна: 500 руб.
Blitz Document – це компактна програма для автоматичного складання типових документів за допомогою шаблонів-сценаріїв. Вона дозволяє швидко генерувати документи на базі вбудованих шаблонів, число яких більше 30 (рис. 14), або сценаріїв користувача, які можна розробляти на базі вбудованих шаблонів або порожніх макетів. Створення документа за готовим сценарієм гранично просто - достатньо вибрати вид сценарію та виконати вказівки майстра, який сумлінно проведе користувача через усі етапи підготовки документа (рис. 15). Готовий документ можна буде переглянути, роздрукувати, редагувати у вбудованому текстовому редакторі (виправляти можна як змінні, так і постійні дані) або відкрити для редагування Word.
Рис. 14. Список вбудованих сценаріїв Blitz Document
Рис. 15. Створення документа за сценарієм
Blitz Document
Розробка створених шаблонів дещо складніша, але теж буде під силу більшості користувачів. Щоправда, освоєння даної можливості потребує деякого часу, оскільки, на жаль, довідкова інформація, що додається до програми, розрахована на достатньо підготовлених користувачів (вона дуже скупа і не містить ні ілюстрацій, ні прикладів). Технічно створення нового шаблону складається з двох етапів: вибір вбудованого шаблону або макета, на підставі якого буде розроблятися новий шаблон, і послідовне коригування постійних і змінних даних, що входять до нього (рис. 16). Постійні дані вводяться в їх реальному вигляді, але не прямо в текст, а через діалогові вікна. Змінна інформація також коригується в ході діалогу і вводиться вже не безпосередньо, а замінюється змінними з підстановковими мітками, оформленими з урахуванням мови опису сценаріїв, що використовується в програмі. Сценарії можуть не лише відображати введений при генерації документа текст, але й змінювати його за допомогою системи команд підстановки даних або їх перетворення. Наприклад, передбачено:
Рис. 16. Розробка нового шаблону на базі макету
у Blitz Document
Створені за допомогою Blitz Document документи зберігаються в структурованих облікових журналах - це дозволяє швидко орієнтуватися в документації та практично миттєво отримувати доступ до потрібних матеріалів, наприклад, щоб їх роздрукувати. Крім того, документи можна групувати у віртуальні справи, що зручно для швидкого доступу до матеріалів, пов'язаних з конкретним суб'єктом або об'єктом, що фігурує в базі.
Користувачам, яким часто доводиться переводити в електронний формат паперові документи (сторінки книги, газети, журналу або факсу), не обійтися без системи розпізнавання символів, або OCR-системи (Optical Character Recognition), призначеної для автоматичного введення текстів паперових документів у комп'ютер. Теоретично можна скористатися програмою FineReader від компанії ABBYY або CuneiForm від Cognitive Technologies - обидві надійні в роботі та відрізняються високою точністю розпізнавання. Але пакет FineReader має спрощену та прийнятну за ціною для домашніх користувачів версію ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, що робить його більш привабливим для широкої аудиторії.
Розробник: ABBYY Software
Розмір дистрибутива: 40,5 Мбайт
Робота під управлінням: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP
Спосіб поширення: shareware (демо-версія FineReader Home Edition відсутня, функціонально обмежена демо-версія FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)
Ціна: FineReader Home Edition – 990 руб., FineReader Professional Edition – 3750 руб.
ABBYY FineReader - ідеальне рішення для розпізнавання документів, у яких розпізнається як текст, а й оформлення, що забезпечує точну передачу таблиць, картинок і розбиття тексту колонками (рис. 17). Програма проста у використанні, вміє розпізнавати багатомовні (підтримуються 179 мов) та багатосторінкові документи. Передбачена можливість розпізнавання всього документа або його окремих сторінок. Результат можна зберегти в одному з найпоширеніших форматів: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT або PDF. Можливе покрокове збереження результатів розпізнавання, щоб уникнути помилок. Реалізовано експорт результатів розпізнавання безпосередньо до Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect та Adobe Acrobat. Прискорити перевірку результату допоможе вбудована програма перевірки орфографії (36 мов), а інтеграція з Microsoft Word дозволяє викликати програму прямо з Word, не відволікаючись від роботи з текстом.
Рис. 17. Результат розпізнавання документа
в ABBYY FineReader Home Edition
Програма представлена у двох версіях: FineReader Home Edition, розрахованої на користувачів-початківців, та FineReader Professional Edition, орієнтованої на професіоналів. Професійна версія дозволяє керувати параметрами розпізнавання (міняти режим, здійснювати розпізнавання з навчанням) і відрізняється більш багатим набором функцій розпізнавання (розпізнавання PDF-файлів, знятих цифровим фотоапаратом текстів та ін.). Крім того, в Professional Edition передбачено більше різних форматів збереження, додано можливості розпізнавання штрих-кодів та швидкого розпізнавання скріншотів за допомогою утиліти Screenshot Reader.
Вся технічна документація поставляється сьогодні у форматі PDF, для перегляду документів, в якому застосовується безкоштовна утиліта Adobe Acrobat Reader. Але досить часто виникає необхідність використання фрагментів PDF-файлів при підготовці власних документів або редагуванні матеріалів у PDF-форматі (наприклад, статті, контракту, звіту тощо). У першому випадку потрібно витягти з PDF-файлів фрагменти тексту та/або зображення (теоретично це можна зробити і за допомогою вбудованих засобів Acrobat Reader, але з дуже посереднім результатом). У другому випадку доведеться конвертувати PDF-документи у формат, що редагується (наприклад, у Word-формат) зі збереженням оформлення вихідного документа, що в Acrobat Reader навіть не передбачено. У таких випадках на допомогу прийдуть спеціальні утиліти, з яких найбільш привабливими є пакети ABBYY PDF Transformer і PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Ми розглянемо перший з них - він хоч і дорожчий, зате має російськомовний інтерфейс і дозволяє конвертувати PDF-файли в кілька форматів, що редагуються, причому вміє правильно розпізнавати не тільки англійський, але і російський текст.
Розробник: ABBYY Software
Розмір дистрибутива: 52 Мбайт
Робота під управлінням: Windows 2000 (SP2 або вище)/XP/Server 2003
Спосіб поширення: shareware (15-денна демо-версія - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)
Ціна: 1490 руб.
ABBYY PDF Transformer – утиліта для конвертування PDF-документів у формати документів Microsoft Word (рис. 18), Excel, а також у HTML- та TXT-файли. Пакет відрізняється інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом і дуже простий у використанні, а тому його освоєння виявиться під силу навіть користувачам-початківцям.
ABBYY PDF Transformer вміє конвертувати будь-які PDF-файли, включаючи файли без текстового шару (такі файли найчастіше виходять з відсканованих документів і є зображенням тексту), і коректно обробляє PDF-файли, що містять будь-які комбінації підтримуваних мов (включаючи російську та англійську). Утиліта точно зберігає оформлення вихідного документа (картинки, таблиці, розташування колонок, посилання) і дозволяє управляти варіантами конвертування та збереження. Наприклад, можна чітко визначити області, які мають сприйматися програмою як текст або як зображення (що актуально для PDF-файлів зі складним оформленням), зберегти готовий документ з таким же оформленням, як в оригіналі, або як колонку тексту (з картинками або без - за бажанням) і т.д. При необхідності можливе вибіркове конвертування окремих сторінок або їх фрагментів. Крім того, ABBYY PDF Transformer вміє здійснювати і зворотне конвертування, дозволяючи створювати PDF-файли з документів Microsoft Word, таблиць Excel, презентацій PowerPoint, діаграм Visio та HTML-файлів, а також практично з будь-якої програми, яка підтримує виведення документа на друк (це реалізовано через віртуальний принтер PDF-XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0).
